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La posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Nella foto: la casella di posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Vi presento la mia casella della posta in ingresso.  O, meglio, la casella della posta in ingresso che lascio ogni sera uscendo dall’ufficio.

E’ vuota. E tranne casi eccezionali, dovuti più che altro a email importanti ricevute nel tardo pomeriggio, quella di “svuotare” la casella della posta in arrivo è una regola che seguo con costanza.

Eppure come web project manager sono, dopo i colleghi che si occupano dell’assistenza clienti, una delle persone che riceve più messaggi in azienda.

Negli anni ho potuto apprezzare i vantaggi di questo comportamento:

  • viene eliminata la possibilità che qualche messaggio importante finisca sepolto sotto a una pila di altro materiale
  • diminuisce la probabilità che un messaggio da inoltrare a un collaboratore stazioni troppo tempo nella casella dell’interlocutore sbagliato
  • si riduce l’errata convinzione di avere risposto a quel messaggio, quando in realtà non è così
  • rincuora sapere che il livello dei messaggi in ingresso è sotto controllo e non arriverà il giorno in cui, per fare ordine, si deciderà di archiviare tutto

Come fare a gestire con intelligenza la propria casella di posta in ingresso? Ognuno, da 43 folders a Lifehacker ha la propria ricetta, chiamata generalmente “Inbox zero”. Se l’argomento vi interessa vi consiglio la visione di un bel video di Merlin Mann, anche se parlando di produttività, e quindi di tempo, risulta forse un po’ troppo lungo rispetto al tema trattato.

Qui illustrerò la mia ricetta, rivolta a chi si occupa di web project management:

  • l’email è ideale per la corrispondenza uno a uno o uno a pochi rispetto ad argomenti atomici o comunque ben definiti. Non è lo strumento adatto per gestire lunghe e complesse conversazioni con diversi interlocutori
  • per gestire le comunicazioni del team relative a un progetto si può adottare una wiki o, meglio ancora, sfruttare le decine di software open source di project management. Personalmente ho raggiunto risultati eccellenti con Project Pier
  • per le micro conversazioni potete utilizzare qualche sistema di instant messaging. Dovete però definire molto chiaramente regole e limiti di utilizzo. Evitate l’impiego di questi sistemi con i clienti
  • evitate l’inoltro selvaggio. Capita che un cliente o partner invii diversi messaggi consecutivi riguardo il medesimo argomento. Prima di inoltrarli accorpateli e fate un po’ di editing dove serve. Se contengono degli allegati posizionateli in una cartella condivisa. Pretendete che gli altri facciano lo stesso nei vostri confronti, così da alleggerire la vostra di casella. Se poi il cliente o partner è bendisposto, potete chiedere anche a lui di interagire direttamente con la wiki o il software di project management
  • diminuite la frequenza di controllo delle email. 30 minuti sono l’ideale, 15 il minimo. Quando però decidete di dedicarvi alla gestione delle email, non limitatevi a leggerle lasciando a un futuro prossimo la decisione su cosa fare. Se potete rispondere subito fatelo (magari dopo aver letto tutte le email per evitare di aver perso qualche dettaglio importante) e se invece avete bisogno di informazioni da parte di qualcuno richiedetele immediatamente
  • fidatevi dei collaboratori. Se avete inoltrato loro un’email perché sono gli unici in grado di intervenire, potete prendere quel messaggio e archiviarlo
  • le newsletter stanno bene da un’altra parte. Evitate di iscrivervi (tanto sapete già che non avrete tempo per leggerle), ma soprattutto evitate di farlo utilizzando il vostro indirizzo principale. Un account secondario, da leggere qualche volta alla settimana, è più che sufficiente. Valutate poi se non sia più comodo accedere a questi contenuti anche via RSS con un feedreader. Utilizzate lo stesso anche per iscrivervi a servizi online
  • è molto probabile che riceviate email automatiche con segnalazioni relative a malfunzionamenti o situazioni inattese dei prodotti di cui siete responsabili. Anche in questo caso, indipendentemente dall’urgenza con cui intervenire, vale la pena prevedere un account di servizio. Anche in questo caso, comunque, non sarebbe male che le segnalazioni di problematiche producessero un flusso RSS piuttosto che un fragile messaggio di posta
  • ho appena parlato di filtri. Non li uso, e non ho mai trovato il modo di usarli efficacemente. Gli unici filtri che ho si preoccupano di cancellare i messaggi che arrivano da mittenti ostinati (tipicamente uffici stampa) che non mi permettono di cancellare l’iscrizione dalle loro mailing list. Tutta la posta che archivio è contenuta in “All Mail” e per trovare quello che mi serve utilizzo Spotlight su Mac o l’efficace ricerca di Gmail
  • non uso neppure le cartelle ma preferisco i già citati software di project management, dove carico le email da conservare suddivise per progetto

Altri suggerimenti?

Il censimento dei professionisti web 2008

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A inizio anno, nell’intervento Il censimento dei project manager, ho cercato di tracciare un profilo della categoria dei web project manager, analizzando la distribuzione per gruppo di età, di organizzazione, ma anche cercando di capire il livello di soddisfazione per chi svolge questa interessante professione.

L’occasione per farlo è stata la presentazione dei risultati del sondaggio svolto dalla webzine A List Apart e rivolto a tutti professionisti che lavorano con il web. Quest’anno si riparte. Dal sito della rivista è infatti possibile partecipare alla nuova edizione del sondaggio, lievemente aggiornata nella forma.

Consiglio caldamente di partecipare, anche perché quest’anno è possibile specificare nel dettaglio il paese di provenienza, e sarà interessante analizzare i risultati che coinvolgono la nostra penisola.

Va comunque detto che, sebbene molti sforzi siano stati fatti per superare alcune ambiguità e limitazioni dello scorso anno, alcune domande rimangono difficilmente applicabili alla nostra realtà.

Piacerebbe anche a me, in modo informale, capire quali sono le esperienze, difficoltà e soddisfazioni che i web project manager incontrano nello svolgere questa professione. Se interessati vi invito ad aggiungere un commento o a contattarmi.

Dal nanopublishing al nanoplagiarism

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Mi ha colpito l’intervento di Dario Salvelli di qualche mese fa, in cui l’autore parla di alcune brutte esperienze di nanopublishing, soprattutto riguardo i compensi esigui e dipendenti da variabili arbitrarie, come il successo del network su cui si scrive.

Non faccio troppa fatica a credergli. Probabilmente i contratti di questo tipo prevedono un compenso di pochi euro e la cifra non entusiasmante è giustificata dal fatto che non è necessario scrivere interventi lunghi o articolati, ma sono sufficienti pochi paragrafi. L’inserimento inoltre non richiede molto tempo, in quanto si basa su una piattaforma di blogging collaudata e facile da imparare, come per esempio WordPress. Basta avere un’idea e in pochi minuti si mette tutto online.

L’idea. E’ in effetti per l’idea che si dovrebbe essere pagati, non per la facilità di pubblicazione o per la brevità di un intervento. E avere una buona idea è tutt’altro che semplice e veloce: vuol dire leggere, studiare, prendere appunti, scarabocchiare, condividere, confrontare.

Pochi euro e allora il blogger si ingegna e mette in atto alcuni semplici escamotage. Il più usato prevede di produrre contenuti che sono traduzioni, più o meno palesi, di idee di qualcun altro, solitamente blog di argomento similare e in lingua inglese. E’ quello che fanno la maggior parte degli autori di nanopublishing in Italia. Che si tratti di sviluppo, web design, mondo Mac o open source, non vi ci vorrà più di mezz’ora per capire da quali fonti gli autori traggono le proprie ispirazioni. Più che nanopublishing varrebbe forse la pena chiamarlo nanoplagiarism.

Evidentemente va bene così. Tutto ingrassa, non si butta via nulla, come con il maiale. Sembra anche che vengano predisposte vere e proprie tabelle di marcia, maratone di pubblicazione, da quello che si capisce dall’intervento di Salvelli. Se rimani indietro, sei fuori.

Non ci sono per fortuna solo esempi negativi. E’ senza dubbio facile parlare bene di una realtà per cui si collabora, ma ritengo che Edit di html.it sia un’oasi felice. Oltre a essere un blog coordinato da figure di cui ho potuto apprezzare le capacità, anche lo spirito di squadra che si è venuto a creare nel tempo tra i diversi collaboratori rende elevata la qualità degli interventi. Eppure non c’è stato bisogno di stilare chissà quali regole o di spronare alla massima produttività.

Si potrebbe comunque fare di più anche in Edit e speravo che l’occasione potesse essere la migrazione a WordPress. Mi piacerebbe che il mio nome, ripetuto in testa a ogni intervento, non fosse collegato a un anonimo indirizzo di posta elettronica, ma a una pagina di profilo. E, per non rimanere sul vago, non a una pagina di profilo striminzita in cui ogni link è rigorosamente non cliccabile, per paura che un lettore su un milione abbandoni il sito.

Aspirerei a qualcosa di simile a quanto fa, egregiamente, il Time. Se entro in uno dei blog del network, per esempio quello di Lisa Takeuchi Cullen, trovo una foto e un breve profilo dell’autrice, oltre che un link a una pagina biografica approfondita.

Grazie alla visibilità che porta un profilo del genere sarei probabilmente disposto a scrivere anche senza compenso.

Aggiornamento del 25 Settembre 2008: Edit ha introdotto la pagina di profilo per gli autori. Sicuramente non come ha fatto il Time, ma è almeno un inizio.