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Un po’ d’ordine alle riunioni

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Questo video contiene una calzante metafora del lavoro del web project manager: molti progetti da gestire allo stesso momento, in varie percentuali di completamento, con attori diversi con cui comunicare.

Lo stesso avviene durante i meeting. Il project manager si trova a gestire la riunione, proiettare l’agenda assicurandosi che tutti i cavi siano collegati e che la rete funzioni, prendere appunti così da poter redigere la relazione, oltre naturalmente a portare il caffè. Il rischio è quello di perdere per strada dei dettagli importanti.

E da quando ho perso più volte questi dettagli utilizzo qualche accorgimento, soprattutto per i meeting dal carattere prevalentemente operativo.

Cerco di scrivere e anticipare l’agenda via email. Spendere 15 minuti per elencare i punti principali da discutere nel corso del meeting vi permette di chiarire sia gli argomenti che meritano di essere affrontati, sia l’ordine con cui avete intenzione di presentarli. Può essere utile proiettare l’agenda così che sia accessibile da tutti nel corso della riunione. Se infatti il meeting dura un’ora e dopo 40 minuti state ancora discutendo dei primi 2 punti su 10, è il caso di preoccuparsi e velocizzare. Già che avete scritto l’agenda inviatela ai partecipanti al meeting, ma non aspettatevi che tutti la leggano. Chiedete comunque sempre conferma relativamente a eventuali altri punti da aggiungere.

Quando possibile registro l’audio della riunione. Per quanto sia sviluppata la vostra capacità di gestire più attività contemporaneamente, c’è comunque un limite. Invece di prendere appunti, gestire la conversazione e mandare avanti le slide, cercate di capire se sia possibile registrare l’audio. A parte un consenso da parte dei presenti (non fate i furbi registrando senza dire nulla) serve poco altro. Quasi sicuramente sarete in meeting con un portatile, da cui potete agevolmente registrare dal microfono interno (per Mac uso WireTap Studio), ma potete utilizzare un registratore portatile o anche applicazioni per il cellulare.

Anche se siete comunque riusciti a prendere degli appunti impeccabili, sapere che avete una registrazione pronta in caso di dubbio fa sempre comodo. Per riascoltare la registrazione utilizzo ExpressScribe, un freeware che permette di comandare molto facilmente da tastiera la velocità della riproduzione, così da poter trascrivere i punti salienti della conversazione. Se siete interessati all’argomento registrazione, vi rimando a un interessante articolo scritto da Sam Barnes per il suo blog (in inglese).

Se la registrazione dell’audio non è un’opzione chiedete se un vostro collega può aiutarvi a prendere appunti, così da confrontarli al termine della riunione.

In ogni caso non fate passare troppo tempo, altrimenti si riveleranno pressoché inutili.

Redigere la relazione di una riunione

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Cosa fare terminata una riunione di progetto con un cliente? La cosa migliore è quella di scrivere la relazione della riunione da inviare in copia conoscenza e per conferma.

Senza aspettare una settimana: la relazione va scritta in giornata o al più tardi il giorno dopo, perché più tempo passa e più facile sarà che vi dimentichiate qualche punto importante, anche se avete preso note e siete convinti di avere segnato tutto cioè che è fondamentale.

Utilizzate una forma sintattica semplice, meglio se informale, e preferite termini che descrivono precisamente, con frasi brevi, i concetti che sono stati affrontanti nel corso della riunione.

Poiché nel corso della riunione gli argomenti possono essere stati i più vari, numerose le parentesi aperte e altrettanti i punti in cui si è tornato a discutere di cose già viste, cercate anche di riorganizzare il materiale dandogli un filo logico di progressione, per quanto possibile. Nel farlo cercate anche di dividere in capitoli i diversi aspetti affrontati nel corso della riunione.

Non lasciate punti aperti o liberi di interpretazione, magari deliberatamente a causa di una richiesta che volete mascherare o su cui non siete d’accordo. La relazione di riunione è anzi il luogo candidato ad anticipare problemi o incomprensione che in fase di sviluppo manifestano importanti influenze sui tempi e sui costi. Cercate quindi di far emergere dubbi, perplessità e problematiche già espresse nel corso della riunione.

Evitate invece di proporre delle soluzioni alle problematiche affrontate, almeno che di questo non abbiate già discusso. Il documento preposto a questo è quello di analisi, non questa relazione.

La relazione di una riunione è invece un modo per richiedere, dove esistano delle lacune, degli approfondimenti che il cliente è tenuto a fornire, possibilmente per iscritto. Approfondimenti che dovranno poi entrare a far parte di una nuova versione della relazione.

Se già esiste un’idea di come possa essere sviluppata l’applicazione, per esempio se la riunione riguarda un progetto già esistente, potrebbe essere una buona idea quella di corredare il documento con uno o più diagrammi o wireframe che partecipano a dissipare l’ambiguità che il testo comunque porta con sè.

La relazione andrebbe poi inviata al cliente per accettazione, in modo informale (via email), o formale (firmata) in base agli accordi contrattuali e alle dimensioni del progetto in esame.