Cosa fare terminata una riunione di progetto con un cliente? La cosa migliore è quella di scrivere la relazione della riunione da inviare in copia conoscenza e per conferma.

Senza aspettare una settimana: la relazione va scritta in giornata o al più tardi il giorno dopo, perché più tempo passa e più facile sarà che vi dimentichiate qualche punto importante, anche se avete preso note e siete convinti di avere segnato tutto cioè che è fondamentale.

Utilizzate una forma sintattica semplice, meglio se informale, e preferite termini che descrivono precisamente, con frasi brevi, i concetti che sono stati affrontanti nel corso della riunione.

Poiché nel corso della riunione gli argomenti possono essere stati i più vari, numerose le parentesi aperte e altrettanti i punti in cui si è tornato a discutere di cose già viste, cercate anche di riorganizzare il materiale dandogli un filo logico di progressione, per quanto possibile. Nel farlo cercate anche di dividere in capitoli i diversi aspetti affrontati nel corso della riunione.

Non lasciate punti aperti o liberi di interpretazione, magari deliberatamente a causa di una richiesta che volete mascherare o su cui non siete d’accordo. La relazione di riunione è anzi il luogo candidato ad anticipare problemi o incomprensione che in fase di sviluppo manifestano importanti influenze sui tempi e sui costi. Cercate quindi di far emergere dubbi, perplessità e problematiche già espresse nel corso della riunione.

Evitate invece di proporre delle soluzioni alle problematiche affrontate, almeno che di questo non abbiate già discusso. Il documento preposto a questo è quello di analisi, non questa relazione.

La relazione di una riunione è invece un modo per richiedere, dove esistano delle lacune, degli approfondimenti che il cliente è tenuto a fornire, possibilmente per iscritto. Approfondimenti che dovranno poi entrare a far parte di una nuova versione della relazione.

Se già esiste un’idea di come possa essere sviluppata l’applicazione, per esempio se la riunione riguarda un progetto già esistente, potrebbe essere una buona idea quella di corredare il documento con uno o più diagrammi o wireframe che partecipano a dissipare l’ambiguità che il testo comunque porta con sè.

La relazione andrebbe poi inviata al cliente per accettazione, in modo informale (via email), o formale (firmata) in base agli accordi contrattuali e alle dimensioni del progetto in esame.