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La battaglia dei cloni di documenti

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Un web project manager produce molti e diversi documenti tra cui analisi, presentazioni, benchmark, debrief, a volte anche wireframe. Lavoro per diverse aziende e capita che sia invitato a utilizzare dei modelli già realizzati con loghi, colori e font istituzionali.

È qui che comincia la battaglia. Se per realizzare la documentazione ho impiegato un paio d’ore, cercare di farla rientrare nel modello che mi è stato consegnato è spesso un’impresa titanica.

Il problema è che non si tratta, nella maggior parte dei casi, di veri e propri modelli, ma di cloni di documenti che sono stati svuotati del contenuto e cui mancano delle vere linee guida di formattazione.

Il tipo e la dimensione dei font e le spaziature non sono stati realizzati come degli stili, ma sono stati applicati al testo all’occorrenza. E se anche sono stati utilizzati degli stili, lo si è fatto solo per il testo principale e (forse) per una tipologia di intestazione.

È un approccio inefficiente per diverse ragioni:

  • ogni volta che viene inserito un nuovo elemento, ad esempio un titolo, questo va copiato e incollato mutuandolo dal precedente
  • si perde il valore “semantico” del documento: un’intestazione dovrebbe essere tale perché questa informazione è stata specificata nel documento, mentre in questi documenti lo è semplicemente perché utilizza un font “più grande” rispetto alle altre
  • la qualità degraderà nel tempo: i primi due documenti rispetteranno in qualche modo lo standard, i successivi perderanno man mano la formattazione voluta
  • è impossibile applicare gli stili in un secondo momento, per esempio nel caso di documenti già realizzati, che devono essere modificati a mano voce per voce

Questo si verifica con i documenti Word, ma non solo. Anche Powerpoint e Keynote soffrono dello stesso problema. Piuttosto che investire una mezza giornata per realizzare delle diapositive master che possono poi essere applicate in ogni presentazione, si preferisce realizzare una presentazione con alcune slide che sono poi copiate e incollate più e più volte.

Quando mi viene proposto di utilizzare un modello aziendale per produrre documentazione, cerco se possibile di farmelo anticipare prima di iniziare il lavoro, così da capire come questi siano realizzati. Se la qualità non è secondo me soddisfacente, ma il numero di documenti che devo preparare è ridotto, inizio subito a utilizzare questi “modelli” per produrre la documentazione.

Se però si tratta di un’attività frequente, di solito preferisco investire un po’ di tempo e ricostruire completamente il modello. L’operazione, di solito, mi richiede circa un paio di ore (nel caso di una presentazione qualcosa di più), ma è tempo ben speso, soprattutto per me.

All’apparenza, rispetto al template che mi è stato consegnato, non cambia nulla. Ma il lavoro di produzione della documentazione diventa molto più efficiente, a tal punto da recuperare molto presto il tempo speso per la ricostruzione del modello.

Un po’ d’ordine alle riunioni

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Questo video contiene una calzante metafora del lavoro del web project manager: molti progetti da gestire allo stesso momento, in varie percentuali di completamento, con attori diversi con cui comunicare.

Lo stesso avviene durante i meeting. Il project manager si trova a gestire la riunione, proiettare l’agenda assicurandosi che tutti i cavi siano collegati e che la rete funzioni, prendere appunti così da poter redigere la relazione, oltre naturalmente a portare il caffè. Il rischio è quello di perdere per strada dei dettagli importanti.

E da quando ho perso più volte questi dettagli utilizzo qualche accorgimento, soprattutto per i meeting dal carattere prevalentemente operativo.

Cerco di scrivere e anticipare l’agenda via email. Spendere 15 minuti per elencare i punti principali da discutere nel corso del meeting vi permette di chiarire sia gli argomenti che meritano di essere affrontati, sia l’ordine con cui avete intenzione di presentarli. Può essere utile proiettare l’agenda così che sia accessibile da tutti nel corso della riunione. Se infatti il meeting dura un’ora e dopo 40 minuti state ancora discutendo dei primi 2 punti su 10, è il caso di preoccuparsi e velocizzare. Già che avete scritto l’agenda inviatela ai partecipanti al meeting, ma non aspettatevi che tutti la leggano. Chiedete comunque sempre conferma relativamente a eventuali altri punti da aggiungere.

Quando possibile registro l’audio della riunione. Per quanto sia sviluppata la vostra capacità di gestire più attività contemporaneamente, c’è comunque un limite. Invece di prendere appunti, gestire la conversazione e mandare avanti le slide, cercate di capire se sia possibile registrare l’audio. A parte un consenso da parte dei presenti (non fate i furbi registrando senza dire nulla) serve poco altro. Quasi sicuramente sarete in meeting con un portatile, da cui potete agevolmente registrare dal microfono interno (per Mac uso WireTap Studio), ma potete utilizzare un registratore portatile o anche applicazioni per il cellulare.

Anche se siete comunque riusciti a prendere degli appunti impeccabili, sapere che avete una registrazione pronta in caso di dubbio fa sempre comodo. Per riascoltare la registrazione utilizzo ExpressScribe, un freeware che permette di comandare molto facilmente da tastiera la velocità della riproduzione, così da poter trascrivere i punti salienti della conversazione. Se siete interessati all’argomento registrazione, vi rimando a un interessante articolo scritto da Sam Barnes per il suo blog (in inglese).

Se la registrazione dell’audio non è un’opzione chiedete se un vostro collega può aiutarvi a prendere appunti, così da confrontarli al termine della riunione.

In ogni caso non fate passare troppo tempo, altrimenti si riveleranno pressoché inutili.

Checklist e web project management

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Il tema che più ha incuriosito il pubblico alla mia presentazione a Better Software lo scorso giugno riguarda le checklist.

È un suggerimento che mi sento di dare col cuore a ogni web project manager: usate e fate usare le checklist, cioè delle liste che vi aiutino a verificare di avere svolto tutte le operazioni propedeutiche a una attività successiva. Potrebbe valere la pena creare una checklist per il lancio di un sito, per caricare un’applicazione iOS sull’Apple Store, ma anche per la verifica dei materiali inviati dal cliente, per l’aderenza degli scatti fotografici o delle foto prodotto a determinati standard nonché per i test di funzionalità. Non c’è che l’imbarazzo della scelta.

Ho cominciato a interessarmi di checklist ormai da qualche anno e non è la prima volta che ho l’occasione di parlarne in questa sede (vedi ad esempio “Checklist per l’ultimo miglio“, dove è possibile scaricare un PDF con gli accorgimenti utili prima della messa online di un sito).

Recentemente l’interesse per questa buona abitudine si è rinvigorito dopo che ho letto il libro “The Checklist Manifesto“, scritto dal chirurgo Atul Gawande (se non avete tempo per leggere tutto il libro, trovate degli ottimi spunti anche nell’articolo che lo ha reso famoso). In questo testo Gawande spiega che grazie a delle semplici checklist è riuscito a portare rigore in sala operatoria e ridurre il numero di morti “accidentali”.

Cosa c’entra la chirurgia con il web project management? C’entra, perché le condizioni da cui è partito Gawande per impostare il suo lavoro sono le stesse che affronta un web project manager.

Ogni giorno le situazioni da gestire, da imparare e da svolgere nel modo corretto e in tempi stringenti aumentano. Non è un problema di conoscenza, ma di complessità. Il volume della complessità è tale che esauriamo la nostra capacità di applicare efficacemente la nostra conoscenza.

Di fronte alla complessità e alla pressione si tendono a sottovalutare i processi più semplici, oppure a saltarli credendo che siano opzionali. Ma una dimenticanza o trascuratezza possono avere gravi conseguenze nel futuro.

Alcuni sorridono quando propongo di utilizzare delle checklist, soprattutto perché le considerano uno strumento da pensionati, un elenco di attività talmente ovvio che non vale la pena di essere scritto. E in effetti normalmente non avremmo bisogno di una checklist, se non fossimo assegnati a 5 progetti concorrenti, immersi tra telefonate ed email in un open space insieme ad altri 50 colleghi. Ma purtroppo non è così, ecco perché sono utili.

Le checklist sono invece in grado di aiutare chiunque, sia l’esperto sia il web project manager junior, perché rendono espliciti i passi necessari per raggiungere l’obiettivo permettendo una verifica a posteriori, ma anche perché infondono disciplina e rigore.

Quali sono le caratteristiche delle checklist che funzionano? Anche in questo caso mi faccio aiutare dal testo di Gawande, con alcune mie integrazioni:

  • precisione – non c’è spazio per l’ambiguità in una checklist;
  • facilità di impiego – non c’è tempo per chiedere approfondimenti se qualcosa non è chiaro;
  • inclusione dei temi principali, e solo di quelli – si tende, io per primo, a realizzare checklist onnicomprensive con ogni dettaglio; meglio concentrarsi sui punti principali, massimo 10. Se proprio non è possibile, vale la pena suddividere i punti in più checklist distinte;
  • praticità – nessuna teoria, la checklist contiene azioni che possono essere verificate a posteriori;
  • uso di linguaggio chiaro e semplice – non è una tesi di dottorato, ma uno strumento alla portata di tutti;
  • verifica sul campo – prima di distribuire una checklist è bene che questa venga provata e riprovata;
  • approvazione – va stabilito un momento in cui la checklist viene verificata e approvata primo dello step successivo (ad esempio prima della messa online). Per alcune checklist che ho realizzato ho previsto spazio per la firma di approvazione: non è un contratto, ma apporre una firma è comunque una leva psicologica per un’ultima verifica di sicurezza.

Creare una checklist aiuta anche il confronto. Nessuno è perfetto e sicuramente riceverete feedback dal team che vi permetteranno di rifinire e migliorare la checklist nel tempo.

Quale software utilizzare per creare una checklist? Qualsiasi, da Word a Basecamp, da Excel a una mappa mentale. Personalmente utilizzo The Hit List per Mac e Wunderlist, cross platform e anche web based.

Voi usate le checklist? Avete qualche esperienza o suggerimento da condividere?