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Perché un project manager

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Una delle ragioni per cui mi piace il mio lavoro [project manager, ndt] è che non è facile darne una definizione. La mancanza di una definizione è il brutto, ma soprattutto il bello di questa professione, così interessante e stimolante. 

Parole di Emily Carr, che nel lungo intervento Why a Project Manager? pubblicato da AIGA riesce in realtà a far capire in modo molto chiaro quale sia il ruolo di un project manager. Emily Carr si riferisce non propriamente al web project manager, ma soprattutto al project manager che lavora per agenzie di comunicazione e grafica pubblicitaria. I concetti non mutano comunque nella sostanza e riporto qui i principali, alcuni dei quali ricordano da vicino quanto ho scritto in Introduzione al web project management e Domande e risposte sul web project management:

  • Il project manager è il responsabile del progetto dal suo concepimento al termine dei lavori. Il project manager coordina il gruppo di lavoro e gestisce le diverse relazioni con clienti, componenti del gruppo, soci e partner, fungendo da hub per il progetto
  • Sebbene un project manager possa essere coinvolto nella fase commerciale del progetto, non è solitamente la persona che si occupa di offerte o dell’acquisizione di nuovi clienti. Si preoccupa invece di mantenere un rapporto in piena salute e duraturo con il cliente nel corso del progetto
  • La gestione delle personalità è una grossa parte del lavoro di un project manager, ed è cruciale riuscire a comporre un gruppo di professionisti che sappia lavorare bene insieme
  • Anche se il project manager deve stare attento a coordinare e non a imporre (specialmente con i membri del gruppo con più esperienza), deve essere in grado di capire quale sia l’approccio da seguire prima che il progetto cominci
  • Tutto si basa sulle relazioni. Un project manager può facilitare l’armonia di lavoro in molti modi, ad esempio motivando i componenti del gruppo, così che capiscano di essere una parte importante di tutto il progetto, e non solo pedine. Questo è cruciale soprattutto nella sfide e progetti più difficili
  • Indipendentemente da quanto complessi siano alcune situazioni o periodi lavorativi, è cura del project manager preoccuparsi della qualità dell’ambiente di lavoro, anche quando nessun altro sembra farci caso
  • Il project manager tiene sotto controllo gli obiettivi del progetto sia per il cliente, sia per il proprio gruppo di lavoro. I clienti si fanno sedurre dai layout accattivanti (così come i loro creatori); il project manager evita queste tentazioni e fa sì che il progetto soddisfi gli obiettivi inizialmente condivisi
  • Compito del web project manager è anche quello di raccogliere le interviste con i clienti, di organizzare le riunioni con il gruppo, di esporre le analisi di mercato e di gestire anche le occasioni di incontro informali. Quello che il project manager aiuta a fare è produrre la documentazione, processo fondamentale per verificare quali siano i capisaldi del progetto
  • Molte aziende beneficiano della presenza di un project manager, ma questa non sempre è fondamentale, soprattutto se l’azienda ha molti professionisti e gruppi di lavoro consolidati da anni. I project manager trovano la loro collocazione ideale in aziende di medie dimensioni, con 25 persone o più. L’ambiente ideale è composto da gruppi di lavoro di 3 persone (più il project manager), in ambiti in cui sia necessario porre attenzione a molti dettagli, dove ci siano molteplici scadenze e comunicazioni frequenti tra il gruppo e il cliente

Emily Carr passa poi in rassegna le competenze di un project manager. Un project manager:

  • ha senso di leadership e appartenenza
  • sviluppa capacità di lavorare in gruppo
  • utilizza “entrambi i lati del cervello”, quello creativo e quello analitico
  • ha competenze di progettazione e sa produrre e organizzare documenti
  • riesce a facilitare il lavoro degli altri, riducendo i conflitti e aiutando nella risoluzione delle problematiche

Questo un breve riassunto, ma molto, molto altro ancora si trova nell’intervento di Emily Carr.

Project manager: leader o ragioniere?

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Interessante l’intervento dal titolo Are you a leader or a tracker? scritto da Scott Berkun, già autore del testo The Art of Project Management.

Berkun si riferisce al termine project manager, spesso utilizzato per descrivere figure professionali che project manager in realtà non sono.

Secondo Berkun può definirsi project manager chi sovraintende l’intero processo, chi approva i budget, chi decide la composizione del gruppo di lavoro e la suddivisione dei compiti (di questo ho parlato nella Introduzione al web project management, anche se il mio intervento era riferito in particolare al mondo internet). In casi come questo il project manager è a tutti gli effetti un project leader.

Se invece il lavoro svolto si limita al controllo dell’andamento del progetto, per poi riportare le analisi in documenti consegnati ai propri responsabili per valutazione, non è corretto parlare di project manager, ma di project tracker, cioè “segugio” del progetto.

Ho incontrati diversi project tracker, soprattutto nel 2000/2001, ai tempi d’oro di internet. Erano ragazze o ragazzi neolaureati che spesso si trovavano a lavorare per società nel settore telefonico. Quella del project tracker potrebbe forse essere una fase transitoria nella carriera del project manager, l’inizio, un’ottima scuola.

Come fare a distinguere un project leader da un project tracker? Berkun propone di porre loro questa intervista, che traduco liberamente:

  • Sei la figura a cui il gruppo di lavoro fa riferimento?
  • Crei / contribuisci a creare o segui i requisiti utente?
  • Crei / contribuisci a creare o segui le specifiche di lavoro?
  • Crei / contribuisci a creare o segui le pianificazioni?
  • La progettazione è una parte consistente / minoritaria o trascurabile del tuo lavoro?
  • Quanto tempo passi a coordinare il progetto piuttosto che ad analizzarne l’andamento?
  • Come cambia il tuo coinvolgimento dall’inizio al completamento del progetto?
  • Sei completamente / parzialmente o indirettamente responsabile per la riuscita del progetto?

Introduzione al web project management

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Dal mio profilo in Fucinaweb si capisce che il mio ruolo è quello di web project manager. Ma cosa fa di preciso un web project manager e, di conseguenza, cos’è il web project management?

Il web project manager è la figura che si preoccupa di gestire e coordinare la realizzazione di un progetto web (sito o applicazione), dal suo concepimento fino alla consegna al cliente (e anche oltre, con la fase di manutenzione). Il web project manager è un professionista “a tutto tondo”, perché entra in contatto con il cliente, con la parte commerciale, con i creativi, con gli sviluppatori e con i sistemisti cioè, in poche parole, con chiunque lavori al progetto.

Rispetto a un project manager di software tradizionale, il web project manager si trova spesso a lavorare su un terreno ancora in parte da esplorare. Innovazione continua, gruppo di lavoro eterogeneo, variabilità nell’assegnazione dei costi, tecniche di sviluppo agile sono variabili che influenzano profondamente il suo modo di operare.

E’ difficile stabilire con certezza quali siano le mansioni e le competenze di un “bravo” web project manager, ma si può tentare di stilare un elenco. Un web project manager:

  • è in grado di definire un progetto in termini di costo (di infrastruttura, di persone, di contenuto, di manutenzione), di tempo (tempo totale di realizzazione e data di consegna prevista), di qualità (misurandola con metriche quantitative)
  • interagisce con il cliente. In una prima fase l’incontro può avvenire insieme a un commerciale; i successivi incontri saranno gestiti in autonomia dallo stesso web project manager. Per il cliente il web project manager è molto spesso l’unico referente e di conseguenza anche l’unico responsabile dei ritardi/malfunzionamenti/incomprensioni legati al progetto
  • si relaziona con un gruppo di lavoro composto da diverse figure con competenze anche molto eterogenee
  • sa comunicare, a tu per tu, in riunione e sulla carta. Riesce a tenere le redini di un meeting e a redigere documenti, tra cui il documento di analisi dei requisiti e quello di specifiche. Non è escluso che si trovi anche a partecipare alla fase di stesura dei prototipi o wireframe
  • stabilisce quali siano le figure professionali necessarie e più indicate a realizzare quel particolare progetto
  • poiché è molto probabile che più progetti siano in cantiere nello stesso momento, è in grado di pianificare il lavoro di tutto il team, in modo da impegnare le risorse su più fronti. Definisce in poche parole le fasi in cui intervengono i diversi attori
  • non ipotizza da solo i costi e i tempi, ma sa richiedere il parere del proprio team per giungere a una precisa e condivisa previsione. Il web project manager non è un one man band
  • crede nello spirito di squadra, e fa di tutto per coltivarlo
  • si preoccupa di far maturare e premiare le competenze dei singoli. Propone al momento giusto cambi di competenze ed è successivamente in grado di valutare il raggiungimento degli obiettivi concordati
  • è conscio che i problemi non si possono eliminare totalmente, ma sa come anticipare i problemi, riconoscendoli in tempo. Riconoscerli in tempo permette di risolverli prima che diventino vere e proprie emergenze
  • definisce quanto spazio c’è per l’innovazione in ogni nuovo progetto, e quanto invece richiede l’utilizzo di soluzioni già realizzate
  • se le risorse interne all’azienda non sono sufficienti (o non dispongono delle competenze sufficienti) per far fronte a un problema, ricerca a lavora (anche a distanza) con collaboratori esterni
  • è in grado di realizzare buona parte del progetto da solo, anche se probabilmente con risultati qualitativi molto inferiori e tempi invece elevati rispetto al gruppo che coordina. Questo gli permette da un lato di poter stimare in una prima fase i progetti con buona approssimazione, dall’altro di capire le difficoltà incontrate dal proprio team
  • riesce a scendere a compromessi, perché sa che il budget quasi mai consente di realizzare un ottimo prodotto nei tempi previsti

Più il web project manager agisce su questi parametri, migliore è la qualità di lavoro dello stesso web project manager. Aumentare la opportunità di delega verso il team, per esempio, ha il duplice scopo di far maturare nuove competenze al gruppo e di aumentare il tempo che può essere impiegato per valutare nuove opportunità.

Aggiornamento del 2 Settembre 2008 – Per approfondire il ruolo del web project manager ho anche scritto una serie di domande e risposte sul web project management (FAQ).