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Il web project manager e i colloqui di lavoro

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Suggerimenti per i colloqui di lavoro si trovano un po’ ovunque in internet, come gli ottimi dieci consigli per un buon colloquio di lavoro di Miriam Bertoli.

Più raramente si sente parlare di suggerimenti per chi i colloqui li tiene.

Da web project manager mi è capitato spesso di essere dall’altra parte del tavolo, quella di esaminatore. Potrebbe sembrare una posizione comoda, senza rischi, di puro comando: la posizione di chi ha il coltello dalla parte del manico.

Non è davvero così. In un paio di colloqui da un’ora, l’azienda vi chiede di assumere il vostro futuro collega: una persona affidabile, competente e con tanta voglia di crescere professionalmente. E, tra tutti i candidati, la più affidabile, la più competente e quella con più voglia di crescere.

E’ davvero possibile, in così poco tempo, valutare un candidato? Io credo di sì, anche se il compito non è semplice. Ecco qualche consiglio nato dalla mia esperienza.

La preparazione

Il colloquio comincia prima che il candidato arrivi, con lo studio del curriculum e non con la semplice lettura. Non limitatevi a scorrere il curriculum, soffermandovi unicamente sulle sezioni principali, tipicamente le esperienze professionali passate e le conoscenze tecniche. Mi è capitato di partecipare a colloqui in cui il curriculum veniva letto di tutta fretta di fronte al candidato.

Il curriculum, per chi lo sa interpretare, è un’inesauribile miniera, un tesoro:

  • è completo, approfondito dove è bene che lo sia, o contiene unicamente frasi preconfezionate (“ottimo spirito di squadra, “conoscenza dei principali pacchetti della suite Office”)?
  • è anonimo o il candidato è riuscito a trasmettere sulla carta un po’ del proprio carattere?
  • è ordinato e ben organizzato oppure troppo prolisso (o troppo conciso)?
  • le esperienze professionali sono disposte secondo qualche percorso di crescita?
  • oltre a una lista (infinita?) di linguaggi di programmazione e di strumenti, qual è lo spazio riservato a parlare di progetti?
  • questi progetti sono presentati come semplice elenco, o è stata fatta una particolare selezione?
  • quanto spazio è dedicato a interessi che non riguardino l’informatica e il web?
  • il curriculum è stato accompagnato da una lettera di presentazione?
  • ci sono domande importanti a cui il curriculum non risponde?

Se doveste decidere di assumere questo candidato solo studiando il suo curriculum come vi comportereste? Perché?

Potreste incontrare qualche refuso: non fateci troppo caso, a patto che non si ecceda una quantità ragionevole.

Se il candidato ha inserito un link al proprio sito o weblog, questo merita di sicuro una visita. Se così non è, una ricerca in Google potrebbe darvi comunque qualche informazione in più. Anche strumenti come LinkedIn sono di aiuto, ma non fate troppo affidamento sulle referenze, che a volte sono un semplice oggetto di scambio.

L’anticamera

Il grande giorno. Il candidato arriva, solitamente in anticipo di qualche minuto. Cercate di fare lo stesso: presentatevi puntuali all’appuntamento, poiché il tempo è prezioso per entrambi. Spegnete il cellulare e avvisate di non essere disturbati. Oltre che per educazione, questo vi permetterà di concentrarvi in un compito che richiede tutta la vostra concentrazione.

Per capire se è la persona che fa per voi cercate di metterla subito a proprio agio, piuttosto che creare pressione. Chi lo fa si giustifica con la necessità di valutare il comportamento del candidato in situazioni estreme. Ma se nella vostra azienda le situazioni estreme sono comuni, siete sicuri che stiate facendo nel migliore dei modi il vostro lavoro?

Prima di iniziare il colloquio cercate di sgombrare la vostra mente da preconcetti che potrebbero esservi di intralcio. Dimenticate quali sono gli standard aziendali e fatevi carico di decidere autonomamente le competenze che deve possedere il candidato ideale. Se si è presentato con una tenuta che secondo voi potrebbe dare qualche preoccupazione al management, sforzatevi di non utilizzate questo elemento per valutarne la professionalità, anche se inconsciamente sarete portati a farlo.

Ricordate anche che una differenza di vedute del candidato rispetto al team in cui sarà inserito non è detto che rappresenti un elemento destabilizzante, ma un’opportunità di crescita per tutto il gruppo.

Il primo colloquio

Il primo incontro con il candidato è orientato alla conoscenza reciproca: entrambi avete tutto l’interesse di conoscere con precisione chi vi sta di fronte. Spendete qualche parola a proposito dell’azienda e della professionalità cercata.

Non è necessaria una descrizione approfondita e unidirezionale, ma già in questa fase potete instaurare un dialogo, così da capire se il candidato ha avuto modo di compiere alcune ricerche sulla vostra realtà o si sia limitato a mandare in giro per le aziende il proprio curriculum senza alcuna selezione.

Ormai il ghiaccio è rotto. Seguiranno una serie di domande volte ad approfondire la conoscenza del candidato, sia per quanto riguarda le competenze professionali, ma anche caratteriali e comportamentali. Se il curriculum non ha risposto a domande importanti, questa è la sede per farlo.

Evitate di portare la conversazione su aspetti psicologici, a meno che non abbiate grande esperienza. Nel corso di un colloquio a cui ho partecipato come candidato mi è stato chiesto se preferisco pretendere dal mio team la qualità del prodotto oppure la velocità di esecuzione. Ho ribattuto che qualità e velocità non sono contrari, ma che è possibile realizzare un prodotto di qualità nei tempi ragionevoli. L’ho detto una volta, l’ho ripetuto altre due. Nulla da fare, ho dovuto scegliere, o l’esaminatore non passava alla domanda successiva.

Il secondo colloquio

Nel corso del secondo colloquio è bene scendere nel dettaglio delle conoscenze. Sembra esistere una regola non scritta, soprattutto per i colloqui di informatici, per cui non si entra quasi mai nel dettaglio di quella che sarà l’attività principale della persona nella nuova struttura, cioè la stesura di applicazioni.

Proponete invece, durante la telefonata in cui inviterete il candidato al secondo colloquio, di preparare l’esposizione di un breve argomento, non troppo teorico, che lo ha particolarmente interessato nel corso degli ultimi progetti.

A questo secondo colloquio potrebbero partecipare anche uno o più dei futuri colleghi, che daranno poi il loro contributo e parere sulle qualità del candidato. Nel caso di assunzione verrà integrato più velocemente dai colleghi, che già lo conoscono e hanno potuto esprimere la loro opinione.

Semplificare il web project management

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Il web project management è una disciplina complessa, un po’ perché molti sono i compiti del web project manager, ma soprattutto perché il web project manager interviene per facilitare il lavoro degli altri, per ridurre gli attriti, per decidere la strada da seguire a seguito di problemi importanti.

Avere qualche indicazione su come semplificare il web project management non può che essere di aiuto. Alcune le ho trovate leggendo Project Management Made Easy, un intervento pubblicato qualche mese fa nel blog di Blue Flavor (se siete web project manager è uno dei pochi blog a cui vale la pena di iscriversi). Scorrendolo la prima volta ho però sorriso. “Un poco ovvio” – mi sono detto – “questi sono argomenti che non è necessario ricordare a un web project manager”. Ho aggiunto comunque l’intervento nel mio del.icio.us per una futura occasione.

Da allora ho avuto modo di ricredermi sulla banalità degli argomenti, sopravvalutati da molti, e ho deciso di riportare qui uno stringato riassunto dell’intervento, integrandolo con la mia esperienza.

Se vuoi ridurre la complessità del tuo lavoro di web project manager:

  • assicurati che tutti sappiano quali sono gli obiettivi del progetto
  • verifica che ogni componente del gruppo conosca quale è il suo specifico ruolo in questo progetto
  • tieni traccia dei tempi e dei costi
  • impara a comunicare

Quasi tutti i punti hanno a che fare con la comunicazione, e non è una coincidenza. La complessità nel web project management si riduce solo spendendo tutto il tempo necessario con i propri colleghi e con i clienti, così da anticipare i problemi prima che sia difficile intervenire. Ho paura quando ci si butta a capofitto a sviluppare un progetto senza che sia stata prodotta neppure un briciolo di documentazione o che sia stato stabilito come il progetto va suddiviso tra i diversi componenti del gruppo.

Non sto dicendo che prima di iniziare un progetto devono essere prodotte tonnellate di pagine di specifiche; non mi rifiuto di procedere con uno sviluppo senza trascrizioni di interviste con il cliente, analisi dei requisiti e analisi funzionali. Molto spesso, soprattutto per i progetti di media complessità, basta probabilmente un wireframe opportunamente commentato, che però ha fatto capolino al cliente (dove qualcuno lo ha illustrato) ed è poi tornato con le opportune correzioni in azienda.

Non dimenticate poi che non tutti i componenti del gruppo di lavoro con cui lavorate hanno messo piede dal cliente o nelle sale riunioni, per cui non è sufficiente limitarsi a spiegargli la loro parte di lavoro. Dovete coinvolgerli sull’intero progetto, anche se poi si troveranno a lavorare in una minima parte. A meno che non vogliate, ovviamente, che vengano commessi errori non appena le specifiche sono ambigue (il che succede sempre) o che vogliate rinunciare all’apporto che ogni membro del gruppo può dare anche al lavoro degli altri. Centellinare le informazioni porta anche a dipendere da ogni membro del gruppo, evento traumatico quando poi qualcuno va a lavorare da un’altra parte (come ho avuto modo di dire in Quando finisce un amore).

Non so voi, ma io odio essere disturbato ogni due minuti perché chi lavora con me non ha tutti gli elementi per procedere o perché il cliente non si ricorda quanto avevamo stabilito. Se è così anche per voi provate a mettere in pratica qualcuno di questi punti. Lavorerete meglio.

Perché un project manager

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Una delle ragioni per cui mi piace il mio lavoro [project manager, ndt] è che non è facile darne una definizione. La mancanza di una definizione è il brutto, ma soprattutto il bello di questa professione, così interessante e stimolante. 

Parole di Emily Carr, che nel lungo intervento Why a Project Manager? pubblicato da AIGA riesce in realtà a far capire in modo molto chiaro quale sia il ruolo di un project manager. Emily Carr si riferisce non propriamente al web project manager, ma soprattutto al project manager che lavora per agenzie di comunicazione e grafica pubblicitaria. I concetti non mutano comunque nella sostanza e riporto qui i principali, alcuni dei quali ricordano da vicino quanto ho scritto in Introduzione al web project management e Domande e risposte sul web project management:

  • Il project manager è il responsabile del progetto dal suo concepimento al termine dei lavori. Il project manager coordina il gruppo di lavoro e gestisce le diverse relazioni con clienti, componenti del gruppo, soci e partner, fungendo da hub per il progetto
  • Sebbene un project manager possa essere coinvolto nella fase commerciale del progetto, non è solitamente la persona che si occupa di offerte o dell’acquisizione di nuovi clienti. Si preoccupa invece di mantenere un rapporto in piena salute e duraturo con il cliente nel corso del progetto
  • La gestione delle personalità è una grossa parte del lavoro di un project manager, ed è cruciale riuscire a comporre un gruppo di professionisti che sappia lavorare bene insieme
  • Anche se il project manager deve stare attento a coordinare e non a imporre (specialmente con i membri del gruppo con più esperienza), deve essere in grado di capire quale sia l’approccio da seguire prima che il progetto cominci
  • Tutto si basa sulle relazioni. Un project manager può facilitare l’armonia di lavoro in molti modi, ad esempio motivando i componenti del gruppo, così che capiscano di essere una parte importante di tutto il progetto, e non solo pedine. Questo è cruciale soprattutto nella sfide e progetti più difficili
  • Indipendentemente da quanto complessi siano alcune situazioni o periodi lavorativi, è cura del project manager preoccuparsi della qualità dell’ambiente di lavoro, anche quando nessun altro sembra farci caso
  • Il project manager tiene sotto controllo gli obiettivi del progetto sia per il cliente, sia per il proprio gruppo di lavoro. I clienti si fanno sedurre dai layout accattivanti (così come i loro creatori); il project manager evita queste tentazioni e fa sì che il progetto soddisfi gli obiettivi inizialmente condivisi
  • Compito del web project manager è anche quello di raccogliere le interviste con i clienti, di organizzare le riunioni con il gruppo, di esporre le analisi di mercato e di gestire anche le occasioni di incontro informali. Quello che il project manager aiuta a fare è produrre la documentazione, processo fondamentale per verificare quali siano i capisaldi del progetto
  • Molte aziende beneficiano della presenza di un project manager, ma questa non sempre è fondamentale, soprattutto se l’azienda ha molti professionisti e gruppi di lavoro consolidati da anni. I project manager trovano la loro collocazione ideale in aziende di medie dimensioni, con 25 persone o più. L’ambiente ideale è composto da gruppi di lavoro di 3 persone (più il project manager), in ambiti in cui sia necessario porre attenzione a molti dettagli, dove ci siano molteplici scadenze e comunicazioni frequenti tra il gruppo e il cliente

Emily Carr passa poi in rassegna le competenze di un project manager. Un project manager:

  • ha senso di leadership e appartenenza
  • sviluppa capacità di lavorare in gruppo
  • utilizza “entrambi i lati del cervello”, quello creativo e quello analitico
  • ha competenze di progettazione e sa produrre e organizzare documenti
  • riesce a facilitare il lavoro degli altri, riducendo i conflitti e aiutando nella risoluzione delle problematiche

Questo un breve riassunto, ma molto, molto altro ancora si trova nell’intervento di Emily Carr.