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Domande e risposte sul web project management (FAQ)

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Ho raccolto in questo articolo le domande che più di frequente ricevo riguardo al web project management, con l’intenzione di proporre un seguito a quanto ho già riportato in Introduzione al web project management.

É un punto di partenza. Chiunque ritenga ci siano altri aspetti da approfondire può usare i commenti o la pagina dei contatti.

Cos’è il web project management?

Il web project management è la disciplina che aiuta a realizzare progetti web (siti e applicazioni) nel rispetto dei tempi previsti, con il miglior rapporto tra qualità e costi e soddisfacendo i requisiti iniziali. Il web project management trova espressione nelle capacità del web project manager di organizzare e gestire le risorse verso un obiettivo condiviso.

Qual è il ruolo del web project manager?

Il web project manager è la figura che si preoccupa di gestire e coordinare la produzione di un progetto web dal suo concepimento fino alla consegna, entrando in contatto con chiunque si trovi a lavorare per il progetto. Per un dettaglio delle competenze di un web project manager si può fare riferimento a Introduzione al web project management.

Cos’è un progetto web?

Un progetto web è l’insieme delle attività necessarie per costruire siti o applicazioni web rispettando i requisiti iniziali. E’ compreso tra una specifica data di inizio e di fine (data di consegna) ed è finalizzato alla realizzazione di un prodotto unico o a valore aggiunto. Un progetto si distingue da un processo in quanto quest’ultimo è composto da un insieme di operazioni ripetitive per la produzione del medesimo servizio o prodotto (cfr. definizione di project management in Wikipedia).

Il web project management è una metodologia?

No. Spesso, soprattutto leggendo il programma di alcuni corsi, si ha l’impressione che il project management non sia altro che l’adesione a una serie di punti da applicare pedissequamente con l’impiego di fogli Excel o schemi Microsoft Project, il tutto raccolto sotto il cappello di sigle quali Prince2, PMBOK, PERT, Scrum. Le metodologie sono importanti perché forniscono linee guida che facilitano alcuni compiti del web project manager, ma il web project management è un mestiere fatto di relazioni con clienti, sviluppatori, designer e collaboratori esterni. Un project manager è prima di tutto un leader, non un ragioniere.

Esistono corsi e piani di studio per diventare web project manager?

Nessuno, tranne rari casi spesso fallimentari, inizia la propria carriera come web project manager. Tipicamente il web project manager si trova a lavorare nel reparto tecnico di una software house o web agency e comincia a maturare capacità di coordinamento e di previsione che lo possono portare a diventare web project manager. Un corso di web project management è utile se aiuta il web project manager a migliorare le proprie competenze e capacità, soprattutto con l’analisi di casi reali e la risoluzione di problematiche comuni. Un corso non è sufficiente e non è soprattutto indicato per fare di uno studente, un web designer o un programmatore un web project manager.

Qual è la differenza tra web project management e software project management?

Le peculiarità del web in termini di innovazione e comunicazione richiedono al web project manager conoscenze non solo nel campo internet, ma anche in quello dell’editoria e pubblicazione, del design e a volte in quello della televisione. Le caratteristiche della professione di web project manager rispetto a quelle di un “classico” project manager sono ben espresse da Ashley Friedlein nel manuale Web Project Management:

  • i termini di consegna del progetto tendono ad essere più stretti e aggressivi;
  • è alta la probabilità che siano in corso più progetti contemporaneamente;
  • la tecnologia utilizzata è molte volte instabile e in continua evoluzione;
  • è difficile stabilire dei modelli di costo standard: ogni progetto richiede una valutazione ad hoc;
  • i clienti hanno difficoltà a capire le potenzialità e caratteristiche di internet;
  • i componenti del gruppo coordinato dal web project manager spesso svolgono diversi ruoli, soprattutto in piccole realtà;
  • non sempre il web project manager è il punto principale di contatto per il cliente;
  • l’innovazione è la chiave di successo di molti progetti web;
  • il cambiamento è continuo.

Web project manager è sinonimo di webmaster?

No. Il web project manager è la figura responsabile della corretta esecuzione (progettazione, sviluppo, messa in opera) di un progetto web. Una volta che il progetto è in esercizio termina l’area di intervento del web project manager e inizia quella del webmaster, che si preoccupa della gestione ordinaria del sito o dell’applicazione. Tipicamente il web project manager lavora per una società di consulenza mentre il webmaster è impiegato per la realtà che ha commissionato il progetto.

Il web project manager è una figura del reparto sviluppo o del marketing?

Il web project manager è una figura professionale che appartiene all’area tecnica o creativa. Leggendo alcuni curriculum o proposte di lavoro capita di trovare la professione “web marketing project manager”. Con questa dicitura non si intende il responsabile della realizzazione del progetto, ma il responsabile della promozione del sito, della comunicazione e in generale di tutte le attività atte a veicolare traffico verso il sito o l’applicazione web. A volte il termine “web project manager” viene utilizzato erroneamente per indicare invece il “web marketing project manager”.

Il web project manager trova impiego solo in realtà di grandi dimensioni e ben strutturate?

No. Il ruolo di web project manager è indicato sia in realtà di piccole, sia di grandi dimensioni. Possono però variare alcune competenze.

In realtà di medie e grandi dimensioni o ben strutturate il web project manager può trovarsi a gestire progetti estesi, che richiedono tempi di esecuzione anche di diversi mesi. E’ richiesta in questo caso una forte capacità di previsione e di gestione delle criticità perché il minimo errore può avere ripercussioni importanti su tempi e costi.

In aziende più piccole il web project manager è probabilmente al lavoro su più progetti ognuno con un ciclo di vita di poche settimane. In questo caso è importante che il web project manager sia in grado di allocare efficacemente le persone ai relativi progetti così da impiegare al meglio le risorse a disposizione.

Il web project manager dovrebbe far emergere nel proprio curriculum con chiarezza queste competenze, specificando con precisione le realtà e le competenze acquisite.

Una startup potrebbe essere interessata ad assumere un web project manager?

Sì. Lo dimostra il sondaggio realizzato lo scorso anno dalla webzine A List Apart che ho commentato in dettaglio. La distribuzione per tipo di organizzazione, in particolare, evidenzia come la percentuale di impiego dei web project manager in una startup sia la più alta, seguita a ruota dalle agenzie e software house. Il motivo è che proprio in realtà che richiedono un forte livello di innovazione, rilasci continui e roadmap in costante evoluzione è fondamentale un ruolo di coordinamento e di gestione.

Il web project management va d’accordo con lo sviluppo agile?

Certamente. Il web project management trova espressione con le diverse metodologie e tecniche di sviluppo. E’ compito del project manager definire, insieme al proprio team, il metodo da impiegare e, ove serve, programmarne il percorso di apprendimento o approfondimento.

Il web project manager può essere responsabile solo di una parte del progetto, per esempio il web design?

Dipende. Solitamente il web project manager è responsabile dell’intero ciclo di vita del progetto, dall’incontro con i clienti fino alla messa online. Se però la società per cui lavora si occupa esclusivamente di web design, il web project manager sarà ovviamente responsabile della produzione di parte del materiale, che poi confluirà in un progetto più esteso. Questa attività, che potrebbe concludersi con la produzione di template, ha comunque un ciclo di vita ben definito di cui il web project manager è responsabile.

Nel caso di realtà strutturate, inoltre, il web project manager potrebbe essere responsabile di una parte dello sviluppo, mentre altri colleghi sono responsabili per altre sezioni. In questo caso è probabile che esista una struttura gerarchica di web project manager, con figure junior che riferiscono direttamente a un web project manager senior.

Quali sono i ruoli impiegati nella realizzazione di un sito web?

Dipende dal tipo di progetto, ma in generale le principali figure, oltre al già citato web project manager, sono:

  • account manager – è quello che viene definito “il commerciale”, tipicamente la prima figura ad avere contatti con il cliente;
  • webmaster – gestisce il sito una volta in esercizio;
  • information architect – si preoccupa di organizzare i contenuti in modo che siano facilmente ricercabili;
  • art director / web designer – responsabile della parte creativa che caratterizzerà l’intero prodotto;
  • analista / sviluppatore – la persona che definisce insieme al web project manager gli standard tecnici da adottare ed è responsabile della parte di programmazione;
  • editor / copywriter – realizza i contenuti pubblicati;
  • consulenti (tecnica, marketing, usabilità, user experience, strategia, ecc.) – figure di supporto per competenze non presenti in azienda.

A queste figure, in dipendenza del progetto, se ne possono affiancare molte altre tra cui tester, illustratori, amministratori di database, esperti audio/video, giornalisti, SEO, esperti di community.

Quanto il web project manager deve conoscere l’ambito in cui lavora?

Molto. L’ideale è che il web project manager sia in grado di realizzare autonomamente alcuni dei progetti realizzati dal team che coordina e che si riservi periodicamente il tempo per farlo. Questo permette al web project manager di essere aggiornato sugli standard e le soluzioni e di anticipare alcune problematiche che si possono evidenziare nel corso del progetto. Anche la stima dei tempi necessari alla realizzazione del progetto è più precisa, fermo restando che il web project manager sa intervistare i propri colleghi per definire il piano di lavoro dell’intero progetto.

Il web project manager è un consulente esterno all’azienda o un collaboratore interno?

Nella quasi totalità dei casi il web project manager lavora all’interno dell’azienda per cui dirige i progetti. Il motivo principale è che, trattandosi di una figura a stretto contatto con altri professionisti, la qualità del progetto dipende in gran parte dalla conoscenza reciproca. Questo approccio mal si accompagna con progetti spot o realizzati con società ogni volta diverse. Per lo stesso motivo il web project manager non è quasi mai un free lance.

Il web project manager deve sapere tutto di Microsoft Project?

Dipende. Acuni web project manager lavorano con semplici fogli Excel e altri preferiscono realizzare complessi diagrammi in Microsoft Project. Più che lo strumento è importante la capacità di aggiornamento e la possibilità di condivisione. Un dettagliato diagramma tenuto chiuso nel cassetto del web project manager non ha alcuna utilità, mentre la fotocopia di un foglio di carta consegnata ai diversi collaboratori, settimanalmente, è insostituibile.

Il web project manager è un lavoro a tempo pieno?

In piccole realtà è molto probabile che il web project manager affianchi le attività di coordinamento a una partecipazione attiva a parti dello sviluppo. Questa è la situazione ideale di lavoro per un web project manager, che si trova a maturare esperienza sia in campo gestionale, sia tecnico. Oltre a questo la stima dei tempi e la previsione e risoluzione di problemi risultano semplificate.

Qual è la differenza tra capacità di management e capacità di leadership?

La risposta a questa domanda è ben espressa in un articolo di Mike Morrison. Le capacità di management permettono al web project manager di gestire prodotti o risorse per la realizzazione di un progetto. Le capacità di leadership consentono al web project manager di condividere la visione e gli obiettivi di progetto insieme al proprio gruppo di lavoro. E’ importante coltivarle entrambe.

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La posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Nella foto: la casella di posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Vi presento la mia casella della posta in ingresso.  O, meglio, la casella della posta in ingresso che lascio ogni sera uscendo dall’ufficio.

E’ vuota. E tranne casi eccezionali, dovuti più che altro a email importanti ricevute nel tardo pomeriggio, quella di “svuotare” la casella della posta in arrivo è una regola che seguo con costanza.

Eppure come web project manager sono, dopo i colleghi che si occupano dell’assistenza clienti, una delle persone che riceve più messaggi in azienda.

Negli anni ho potuto apprezzare i vantaggi di questo comportamento:

  • viene eliminata la possibilità che qualche messaggio importante finisca sepolto sotto a una pila di altro materiale
  • diminuisce la probabilità che un messaggio da inoltrare a un collaboratore stazioni troppo tempo nella casella dell’interlocutore sbagliato
  • si riduce l’errata convinzione di avere risposto a quel messaggio, quando in realtà non è così
  • rincuora sapere che il livello dei messaggi in ingresso è sotto controllo e non arriverà il giorno in cui, per fare ordine, si deciderà di archiviare tutto

Come fare a gestire con intelligenza la propria casella di posta in ingresso? Ognuno, da 43 folders a Lifehacker ha la propria ricetta, chiamata generalmente “Inbox zero”. Se l’argomento vi interessa vi consiglio la visione di un bel video di Merlin Mann, anche se parlando di produttività, e quindi di tempo, risulta forse un po’ troppo lungo rispetto al tema trattato.

Qui illustrerò la mia ricetta, rivolta a chi si occupa di web project management:

  • l’email è ideale per la corrispondenza uno a uno o uno a pochi rispetto ad argomenti atomici o comunque ben definiti. Non è lo strumento adatto per gestire lunghe e complesse conversazioni con diversi interlocutori
  • per gestire le comunicazioni del team relative a un progetto si può adottare una wiki o, meglio ancora, sfruttare le decine di software open source di project management. Personalmente ho raggiunto risultati eccellenti con Project Pier
  • per le micro conversazioni potete utilizzare qualche sistema di instant messaging. Dovete però definire molto chiaramente regole e limiti di utilizzo. Evitate l’impiego di questi sistemi con i clienti
  • evitate l’inoltro selvaggio. Capita che un cliente o partner invii diversi messaggi consecutivi riguardo il medesimo argomento. Prima di inoltrarli accorpateli e fate un po’ di editing dove serve. Se contengono degli allegati posizionateli in una cartella condivisa. Pretendete che gli altri facciano lo stesso nei vostri confronti, così da alleggerire la vostra di casella. Se poi il cliente o partner è bendisposto, potete chiedere anche a lui di interagire direttamente con la wiki o il software di project management
  • diminuite la frequenza di controllo delle email. 30 minuti sono l’ideale, 15 il minimo. Quando però decidete di dedicarvi alla gestione delle email, non limitatevi a leggerle lasciando a un futuro prossimo la decisione su cosa fare. Se potete rispondere subito fatelo (magari dopo aver letto tutte le email per evitare di aver perso qualche dettaglio importante) e se invece avete bisogno di informazioni da parte di qualcuno richiedetele immediatamente
  • fidatevi dei collaboratori. Se avete inoltrato loro un’email perché sono gli unici in grado di intervenire, potete prendere quel messaggio e archiviarlo
  • le newsletter stanno bene da un’altra parte. Evitate di iscrivervi (tanto sapete già che non avrete tempo per leggerle), ma soprattutto evitate di farlo utilizzando il vostro indirizzo principale. Un account secondario, da leggere qualche volta alla settimana, è più che sufficiente. Valutate poi se non sia più comodo accedere a questi contenuti anche via RSS con un feedreader. Utilizzate lo stesso anche per iscrivervi a servizi online
  • è molto probabile che riceviate email automatiche con segnalazioni relative a malfunzionamenti o situazioni inattese dei prodotti di cui siete responsabili. Anche in questo caso, indipendentemente dall’urgenza con cui intervenire, vale la pena prevedere un account di servizio. Anche in questo caso, comunque, non sarebbe male che le segnalazioni di problematiche producessero un flusso RSS piuttosto che un fragile messaggio di posta
  • ho appena parlato di filtri. Non li uso, e non ho mai trovato il modo di usarli efficacemente. Gli unici filtri che ho si preoccupano di cancellare i messaggi che arrivano da mittenti ostinati (tipicamente uffici stampa) che non mi permettono di cancellare l’iscrizione dalle loro mailing list. Tutta la posta che archivio è contenuta in “All Mail” e per trovare quello che mi serve utilizzo Spotlight su Mac o l’efficace ricerca di Gmail
  • non uso neppure le cartelle ma preferisco i già citati software di project management, dove carico le email da conservare suddivise per progetto

Altri suggerimenti?

Il censimento dei professionisti web 2008

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A inizio anno, nell’intervento Il censimento dei project manager, ho cercato di tracciare un profilo della categoria dei web project manager, analizzando la distribuzione per gruppo di età, di organizzazione, ma anche cercando di capire il livello di soddisfazione per chi svolge questa interessante professione.

L’occasione per farlo è stata la presentazione dei risultati del sondaggio svolto dalla webzine A List Apart e rivolto a tutti professionisti che lavorano con il web. Quest’anno si riparte. Dal sito della rivista è infatti possibile partecipare alla nuova edizione del sondaggio, lievemente aggiornata nella forma.

Consiglio caldamente di partecipare, anche perché quest’anno è possibile specificare nel dettaglio il paese di provenienza, e sarà interessante analizzare i risultati che coinvolgono la nostra penisola.

Va comunque detto che, sebbene molti sforzi siano stati fatti per superare alcune ambiguità e limitazioni dello scorso anno, alcune domande rimangono difficilmente applicabili alla nostra realtà.

Piacerebbe anche a me, in modo informale, capire quali sono le esperienze, difficoltà e soddisfazioni che i web project manager incontrano nello svolgere questa professione. Se interessati vi invito ad aggiungere un commento o a contattarmi.