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Domande e risposte sul web project management (FAQ)

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Ho raccolto in questo articolo le domande che più di frequente ricevo riguardo al web project management, con l’intenzione di proporre un seguito a quanto ho già riportato in Introduzione al web project management.

É un punto di partenza. Chiunque ritenga ci siano altri aspetti da approfondire può usare i commenti o la pagina dei contatti.

Cos’è il web project management?

Il web project management è la disciplina che aiuta a realizzare progetti web (siti e applicazioni) nel rispetto dei tempi previsti, con il miglior rapporto tra qualità e costi e soddisfacendo i requisiti iniziali. Il web project management trova espressione nelle capacità del web project manager di organizzare e gestire le risorse verso un obiettivo condiviso.

Qual è il ruolo del web project manager?

Il web project manager è la figura che si preoccupa di gestire e coordinare la produzione di un progetto web dal suo concepimento fino alla consegna, entrando in contatto con chiunque si trovi a lavorare per il progetto. Per un dettaglio delle competenze di un web project manager si può fare riferimento a Introduzione al web project management.

Cos’è un progetto web?

Un progetto web è l’insieme delle attività necessarie per costruire siti o applicazioni web rispettando i requisiti iniziali. E’ compreso tra una specifica data di inizio e di fine (data di consegna) ed è finalizzato alla realizzazione di un prodotto unico o a valore aggiunto. Un progetto si distingue da un processo in quanto quest’ultimo è composto da un insieme di operazioni ripetitive per la produzione del medesimo servizio o prodotto (cfr. definizione di project management in Wikipedia).

Il web project management è una metodologia?

No. Spesso, soprattutto leggendo il programma di alcuni corsi, si ha l’impressione che il project management non sia altro che l’adesione a una serie di punti da applicare pedissequamente con l’impiego di fogli Excel o schemi Microsoft Project, il tutto raccolto sotto il cappello di sigle quali Prince2, PMBOK, PERT, Scrum. Le metodologie sono importanti perché forniscono linee guida che facilitano alcuni compiti del web project manager, ma il web project management è un mestiere fatto di relazioni con clienti, sviluppatori, designer e collaboratori esterni. Un project manager è prima di tutto un leader, non un ragioniere.

Esistono corsi e piani di studio per diventare web project manager?

Nessuno, tranne rari casi spesso fallimentari, inizia la propria carriera come web project manager. Tipicamente il web project manager si trova a lavorare nel reparto tecnico di una software house o web agency e comincia a maturare capacità di coordinamento e di previsione che lo possono portare a diventare web project manager. Un corso di web project management è utile se aiuta il web project manager a migliorare le proprie competenze e capacità, soprattutto con l’analisi di casi reali e la risoluzione di problematiche comuni. Un corso non è sufficiente e non è soprattutto indicato per fare di uno studente, un web designer o un programmatore un web project manager.

Qual è la differenza tra web project management e software project management?

Le peculiarità del web in termini di innovazione e comunicazione richiedono al web project manager conoscenze non solo nel campo internet, ma anche in quello dell’editoria e pubblicazione, del design e a volte in quello della televisione. Le caratteristiche della professione di web project manager rispetto a quelle di un “classico” project manager sono ben espresse da Ashley Friedlein nel manuale Web Project Management:

  • i termini di consegna del progetto tendono ad essere più stretti e aggressivi;
  • è alta la probabilità che siano in corso più progetti contemporaneamente;
  • la tecnologia utilizzata è molte volte instabile e in continua evoluzione;
  • è difficile stabilire dei modelli di costo standard: ogni progetto richiede una valutazione ad hoc;
  • i clienti hanno difficoltà a capire le potenzialità e caratteristiche di internet;
  • i componenti del gruppo coordinato dal web project manager spesso svolgono diversi ruoli, soprattutto in piccole realtà;
  • non sempre il web project manager è il punto principale di contatto per il cliente;
  • l’innovazione è la chiave di successo di molti progetti web;
  • il cambiamento è continuo.

Web project manager è sinonimo di webmaster?

No. Il web project manager è la figura responsabile della corretta esecuzione (progettazione, sviluppo, messa in opera) di un progetto web. Una volta che il progetto è in esercizio termina l’area di intervento del web project manager e inizia quella del webmaster, che si preoccupa della gestione ordinaria del sito o dell’applicazione. Tipicamente il web project manager lavora per una società di consulenza mentre il webmaster è impiegato per la realtà che ha commissionato il progetto.

Il web project manager è una figura del reparto sviluppo o del marketing?

Il web project manager è una figura professionale che appartiene all’area tecnica o creativa. Leggendo alcuni curriculum o proposte di lavoro capita di trovare la professione “web marketing project manager”. Con questa dicitura non si intende il responsabile della realizzazione del progetto, ma il responsabile della promozione del sito, della comunicazione e in generale di tutte le attività atte a veicolare traffico verso il sito o l’applicazione web. A volte il termine “web project manager” viene utilizzato erroneamente per indicare invece il “web marketing project manager”.

Il web project manager trova impiego solo in realtà di grandi dimensioni e ben strutturate?

No. Il ruolo di web project manager è indicato sia in realtà di piccole, sia di grandi dimensioni. Possono però variare alcune competenze.

In realtà di medie e grandi dimensioni o ben strutturate il web project manager può trovarsi a gestire progetti estesi, che richiedono tempi di esecuzione anche di diversi mesi. E’ richiesta in questo caso una forte capacità di previsione e di gestione delle criticità perché il minimo errore può avere ripercussioni importanti su tempi e costi.

In aziende più piccole il web project manager è probabilmente al lavoro su più progetti ognuno con un ciclo di vita di poche settimane. In questo caso è importante che il web project manager sia in grado di allocare efficacemente le persone ai relativi progetti così da impiegare al meglio le risorse a disposizione.

Il web project manager dovrebbe far emergere nel proprio curriculum con chiarezza queste competenze, specificando con precisione le realtà e le competenze acquisite.

Una startup potrebbe essere interessata ad assumere un web project manager?

Sì. Lo dimostra il sondaggio realizzato lo scorso anno dalla webzine A List Apart che ho commentato in dettaglio. La distribuzione per tipo di organizzazione, in particolare, evidenzia come la percentuale di impiego dei web project manager in una startup sia la più alta, seguita a ruota dalle agenzie e software house. Il motivo è che proprio in realtà che richiedono un forte livello di innovazione, rilasci continui e roadmap in costante evoluzione è fondamentale un ruolo di coordinamento e di gestione.

Il web project management va d’accordo con lo sviluppo agile?

Certamente. Il web project management trova espressione con le diverse metodologie e tecniche di sviluppo. E’ compito del project manager definire, insieme al proprio team, il metodo da impiegare e, ove serve, programmarne il percorso di apprendimento o approfondimento.

Il web project manager può essere responsabile solo di una parte del progetto, per esempio il web design?

Dipende. Solitamente il web project manager è responsabile dell’intero ciclo di vita del progetto, dall’incontro con i clienti fino alla messa online. Se però la società per cui lavora si occupa esclusivamente di web design, il web project manager sarà ovviamente responsabile della produzione di parte del materiale, che poi confluirà in un progetto più esteso. Questa attività, che potrebbe concludersi con la produzione di template, ha comunque un ciclo di vita ben definito di cui il web project manager è responsabile.

Nel caso di realtà strutturate, inoltre, il web project manager potrebbe essere responsabile di una parte dello sviluppo, mentre altri colleghi sono responsabili per altre sezioni. In questo caso è probabile che esista una struttura gerarchica di web project manager, con figure junior che riferiscono direttamente a un web project manager senior.

Quali sono i ruoli impiegati nella realizzazione di un sito web?

Dipende dal tipo di progetto, ma in generale le principali figure, oltre al già citato web project manager, sono:

  • account manager – è quello che viene definito “il commerciale”, tipicamente la prima figura ad avere contatti con il cliente;
  • webmaster – gestisce il sito una volta in esercizio;
  • information architect – si preoccupa di organizzare i contenuti in modo che siano facilmente ricercabili;
  • art director / web designer – responsabile della parte creativa che caratterizzerà l’intero prodotto;
  • analista / sviluppatore – la persona che definisce insieme al web project manager gli standard tecnici da adottare ed è responsabile della parte di programmazione;
  • editor / copywriter – realizza i contenuti pubblicati;
  • consulenti (tecnica, marketing, usabilità, user experience, strategia, ecc.) – figure di supporto per competenze non presenti in azienda.

A queste figure, in dipendenza del progetto, se ne possono affiancare molte altre tra cui tester, illustratori, amministratori di database, esperti audio/video, giornalisti, SEO, esperti di community.

Quanto il web project manager deve conoscere l’ambito in cui lavora?

Molto. L’ideale è che il web project manager sia in grado di realizzare autonomamente alcuni dei progetti realizzati dal team che coordina e che si riservi periodicamente il tempo per farlo. Questo permette al web project manager di essere aggiornato sugli standard e le soluzioni e di anticipare alcune problematiche che si possono evidenziare nel corso del progetto. Anche la stima dei tempi necessari alla realizzazione del progetto è più precisa, fermo restando che il web project manager sa intervistare i propri colleghi per definire il piano di lavoro dell’intero progetto.

Il web project manager è un consulente esterno all’azienda o un collaboratore interno?

Nella quasi totalità dei casi il web project manager lavora all’interno dell’azienda per cui dirige i progetti. Il motivo principale è che, trattandosi di una figura a stretto contatto con altri professionisti, la qualità del progetto dipende in gran parte dalla conoscenza reciproca. Questo approccio mal si accompagna con progetti spot o realizzati con società ogni volta diverse. Per lo stesso motivo il web project manager non è quasi mai un free lance.

Il web project manager deve sapere tutto di Microsoft Project?

Dipende. Acuni web project manager lavorano con semplici fogli Excel e altri preferiscono realizzare complessi diagrammi in Microsoft Project. Più che lo strumento è importante la capacità di aggiornamento e la possibilità di condivisione. Un dettagliato diagramma tenuto chiuso nel cassetto del web project manager non ha alcuna utilità, mentre la fotocopia di un foglio di carta consegnata ai diversi collaboratori, settimanalmente, è insostituibile.

Il web project manager è un lavoro a tempo pieno?

In piccole realtà è molto probabile che il web project manager affianchi le attività di coordinamento a una partecipazione attiva a parti dello sviluppo. Questa è la situazione ideale di lavoro per un web project manager, che si trova a maturare esperienza sia in campo gestionale, sia tecnico. Oltre a questo la stima dei tempi e la previsione e risoluzione di problemi risultano semplificate.

Qual è la differenza tra capacità di management e capacità di leadership?

La risposta a questa domanda è ben espressa in un articolo di Mike Morrison. Le capacità di management permettono al web project manager di gestire prodotti o risorse per la realizzazione di un progetto. Le capacità di leadership consentono al web project manager di condividere la visione e gli obiettivi di progetto insieme al proprio gruppo di lavoro. E’ importante coltivarle entrambe.

Semplificare il web project management

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Il web project management è una disciplina complessa, un po’ perché molti sono i compiti del web project manager, ma soprattutto perché il web project manager interviene per facilitare il lavoro degli altri, per ridurre gli attriti, per decidere la strada da seguire a seguito di problemi importanti.

Avere qualche indicazione su come semplificare il web project management non può che essere di aiuto. Alcune le ho trovate leggendo Project Management Made Easy, un intervento pubblicato qualche mese fa nel blog di Blue Flavor (se siete web project manager è uno dei pochi blog a cui vale la pena di iscriversi). Scorrendolo la prima volta ho però sorriso. “Un poco ovvio” – mi sono detto – “questi sono argomenti che non è necessario ricordare a un web project manager”. Ho aggiunto comunque l’intervento nel mio del.icio.us per una futura occasione.

Da allora ho avuto modo di ricredermi sulla banalità degli argomenti, sopravvalutati da molti, e ho deciso di riportare qui uno stringato riassunto dell’intervento, integrandolo con la mia esperienza.

Se vuoi ridurre la complessità del tuo lavoro di web project manager:

  • assicurati che tutti sappiano quali sono gli obiettivi del progetto
  • verifica che ogni componente del gruppo conosca quale è il suo specifico ruolo in questo progetto
  • tieni traccia dei tempi e dei costi
  • impara a comunicare

Quasi tutti i punti hanno a che fare con la comunicazione, e non è una coincidenza. La complessità nel web project management si riduce solo spendendo tutto il tempo necessario con i propri colleghi e con i clienti, così da anticipare i problemi prima che sia difficile intervenire. Ho paura quando ci si butta a capofitto a sviluppare un progetto senza che sia stata prodotta neppure un briciolo di documentazione o che sia stato stabilito come il progetto va suddiviso tra i diversi componenti del gruppo.

Non sto dicendo che prima di iniziare un progetto devono essere prodotte tonnellate di pagine di specifiche; non mi rifiuto di procedere con uno sviluppo senza trascrizioni di interviste con il cliente, analisi dei requisiti e analisi funzionali. Molto spesso, soprattutto per i progetti di media complessità, basta probabilmente un wireframe opportunamente commentato, che però ha fatto capolino al cliente (dove qualcuno lo ha illustrato) ed è poi tornato con le opportune correzioni in azienda.

Non dimenticate poi che non tutti i componenti del gruppo di lavoro con cui lavorate hanno messo piede dal cliente o nelle sale riunioni, per cui non è sufficiente limitarsi a spiegargli la loro parte di lavoro. Dovete coinvolgerli sull’intero progetto, anche se poi si troveranno a lavorare in una minima parte. A meno che non vogliate, ovviamente, che vengano commessi errori non appena le specifiche sono ambigue (il che succede sempre) o che vogliate rinunciare all’apporto che ogni membro del gruppo può dare anche al lavoro degli altri. Centellinare le informazioni porta anche a dipendere da ogni membro del gruppo, evento traumatico quando poi qualcuno va a lavorare da un’altra parte (come ho avuto modo di dire in Quando finisce un amore).

Non so voi, ma io odio essere disturbato ogni due minuti perché chi lavora con me non ha tutti gli elementi per procedere o perché il cliente non si ricorda quanto avevamo stabilito. Se è così anche per voi provate a mettere in pratica qualcuno di questi punti. Lavorerete meglio.

Il ciclo di vita dell’accessibilità web (prima parte)

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Presentiamo una versione rivista e ampliata dell’articolo “The Lifecycle of Web Accessibility” pubblicata dall’autore su evolt.org in inglese nel dicembre 2002

La costruzione di un sito web è un compito che richiede competenze molteplici e diversificate, ognuna con il proprio ciclo di vita. Lo sviluppo, come abbiamo avuto modo di imparare all’università, ha un ciclo di vita, e così l’usabilità, la progettazione e la creazione dell’informazione.

Discutendo di accessibilità web sembra però che questa disciplina entri in gioco solo quando realizziamo le pagine o scriviamo i contenuti, ma solo a prima vista è così. Quella dell’accessibilità è una vera a propria cultura che deve essere chiara fin da subito a chiunque lavori alla costruzione del sito web, pena risultati scadenti.

In questo articolo suddivideremo il ciclo di vita dell’accessibilità di un sito web in 5 fasi e vedremo come queste siano strettamente collegate ad altre discipline, come la progettazione grafica, lo sviluppo e la gestione dei contenuti.

Anche se la trattazione procede per punti è bene sottolineare che questo ciclo non va inteso come una sequenza lineare di passaggi. Ci soffermeremo inoltre ad analizzare le competenze professionali richieste piuttosto che il ruolo delle persone (perchè la stessa persona può aver maturato diverse competenze, soprattutto nel caso di progetti di piccola dimensione).

La prima fase, tema di questa parte, è l’analisi dei requisiti.

Strategia e analisi dei requisiti

Di cosa si tratta

L’analisi dei requisiti rappresenta il momento in cui sono ipotizzati e in seguito definiti gli utenti del sito, vengono espresse le motivazioni economiche ed evidenziati i limiti tecnologici nonché le aspettative dell’utente. Vi troverete a interagire con il cliente per capire qual è l’obiettivo del sito e per assegnare il giusto numero di risorse e di mezzi per costruirlo.

Solitamente, se state facendo un buon lavoro, ipotizzerete diversi scenari d’uso. Uno scenario è un’ipotetica rappresentazione di come una specifica (e immaginaria) persona interagirà con il sito, ed è composto da un profilo utente (chiamato per l’appunto persona), dal programma di una sua giornata tipo e dalle aspettative che ha nei confronti del sito, ma anche molto di più.

Come entra in gioco l’accessibilità web

Dovete definire i profili delle persone che useranno il vostro sito, cercando di essere il più dettagliati possible. Questo significa che dovete prendere in considerazione persone con diversi gradi di abilità, sia fisica, sia tecnologiaca. Potete trovare degli esempi eccellenti leggendo “Dive Into Accessibility” di Mark Pilgrim, una serie di lezioni composta da 4 scenari basata su persone disabili e scritte dall’autore per aiutare gli sviluppatori a realizzare weblog (ma anche siti) accessibili.

Che tipo di disabilità prendere in considerazione dipende dal pubblico del vostro sito, ma non dimenticate che in linea generale una persona disabile interagisce con qualunque tipologia di sito. Potreste pensare, ad esempio, che un cieco non userà mai un sito che vende libri, ma questo è lontano dall’essere vero. E se vuole regalare il libro ad un amico: potete permettervi di escluderlo dalla lista dei vostri clienti?

Non dimenticatevi poi che l’accessibilità significa anche accesso al contenuto da parte di piattaforme (browser, sistemi operativi) tra di loro molto diversi.

Gli scenari che andrete a creare possono influenzare diversi e importanti aspetti del vostro progetto.

Se state riprogettando un sito, ad esempio, dovete decidere se convertire o meno del contenuto scritto per la versione precedente (in quanto potrebbe essere scritto in formato totalmente o parzialmente inaccessibile), o di convertirlo in formato accessibile. Questo potrebbe avere un forte impatto sui costi: è fondamentale prendere la decisione in questa fase.

Se state valutando l’acquisto di un CMS, dovete inoltre verificare la sua aderenza agli standard web e la possibilità che questo crei contenuti accessibili. Un aiuto ve lo può dare CMS Matrix, un sito che presenta un elenco aggiornato di questo tipo di soluzioni.

Attenzione però: CMS accessibile non vuol dire che deve essere semplicemente in grado di aggiungere gli attributi alt alle immagini o produrre codice valido. Se il vostro obiettivo è quello di servire periferiche diverse (telefonini, PDA) quello di cui avete bisogno è uno strumento che permetta di inviare contenuti diversi (ad esempio completi per il web, parziali per dispositivi con monitor limitati) a dispositivi diversi.

Non dimenticate poi che il CMS può aiutarvi a creare un contenuto accessibile, ma non può farlo al vostro posto (su questo argomento ritorneremo più avanti).

Se non riuscite a trovare un prodotto che rispetti le vostre richieste, potreste addirittura voler decidere di costruirlo voi stessi o di commissionarne uno.

In questa fase si tratta infine di individuare i redattori e in generale le figure professionali che prepareranno il contenuto del sito e si preoccuperanno di aggiornarlo. Hanno specifiche competenze in fatto di accessibilità web o devono essere opportunamente formati? Non fate passare troppo tempo prima di svolgere queste verifiche, anche perché prima siete pronti con il caricamento dei contenuti, prima potete inziarlo. Non è quasi mai obbligatorio attendere lo sviluppo di tutto il sito per cominciare a popolarlo di contenuti.

Finisce qui la prima fase del ciclo di vita. Nella prossimo interventi analizzeremo la progettazione contettuale, ovvero la struttura e funzionalità del sito.