Nella foto: la casella di posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Vi presento la mia casella della posta in ingresso.  O, meglio, la casella della posta in ingresso che lascio ogni sera uscendo dall’ufficio.

E’ vuota. E tranne casi eccezionali, dovuti più che altro a email importanti ricevute nel tardo pomeriggio, quella di “svuotare” la casella della posta in arrivo è una regola che seguo con costanza.

Eppure come web project manager sono, dopo i colleghi che si occupano dell’assistenza clienti, una delle persone che riceve più messaggi in azienda.

Negli anni ho potuto apprezzare i vantaggi di questo comportamento:

• viene eliminata la possibilità che qualche messaggio importante finisca sepolto sotto a una pila di altro materiale
• diminuisce la probabilità che un messaggio da inoltrare a un collaboratore stazioni troppo tempo nella casella dell’interlocutore sbagliato
• si riduce l’errata convinzione di avere risposto a quel messaggio, quando in realtà non è così
• rincuora sapere che il livello dei messaggi in ingresso è sotto controllo e non arriverà il giorno in cui, per fare ordine, si deciderà di archiviare tutto

Come fare a gestire con intelligenza la propria casella di posta in ingresso? Ognuno, da 43 folders a Lifehacker ha la propria ricetta, chiamata generalmente “Inbox zero”. Se l’argomento vi interessa vi consiglio la visione di un bel video di Merlin Mann, anche se parlando di produttività, e quindi di tempo, risulta forse un po’ troppo lungo rispetto al tema trattato.

Qui illustrerò la mia ricetta, rivolta a chi si occupa di web project management:

• l’email è ideale per la corrispondenza uno a uno o uno a pochi rispetto ad argomenti atomici o comunque ben definiti. Non è lo strumento adatto per gestire lunghe e complesse conversazioni con diversi interlocutori
• per gestire le comunicazioni del team relative a un progetto si può adottare una wiki o, meglio ancora, sfruttare le decine di software open source di project management. Personalmente ho raggiunto risultati eccellenti con Project Pier
• per le micro conversazioni potete utilizzare qualche sistema di instant messaging. Dovete però definire molto chiaramente regole e limiti di utilizzo. Evitate l’impiego di questi sistemi con i clienti
• evitate l’inoltro selvaggio. Capita che un cliente o partner invii diversi messaggi consecutivi riguardo il medesimo argomento. Prima di inoltrarli accorpateli e fate un po’ di editing dove serve. Se contengono degli allegati posizionateli in una cartella condivisa. Pretendete che gli altri facciano lo stesso nei vostri confronti, così da alleggerire la vostra di casella. Se poi il cliente o partner è bendisposto, potete chiedere anche a lui di interagire direttamente con la wiki o il software di project management
• diminuite la frequenza di controllo delle email. 30 minuti sono l’ideale, 15 il minimo. Quando però decidete di dedicarvi alla gestione delle email, non limitatevi a leggerle lasciando a un futuro prossimo la decisione su cosa fare. Se potete rispondere subito fatelo (magari dopo aver letto tutte le email per evitare di aver perso qualche dettaglio importante) e se invece avete bisogno di informazioni da parte di qualcuno richiedetele immediatamente
• fidatevi dei collaboratori. Se avete inoltrato loro un’email perché sono gli unici in grado di intervenire, potete prendere quel messaggio e archiviarlo
• le newsletter stanno bene da un’altra parte. Evitate di iscrivervi (tanto sapete già che non avrete tempo per leggerle), ma soprattutto evitate di farlo utilizzando il vostro indirizzo principale. Un account secondario, da leggere qualche volta alla settimana, è più che sufficiente. Valutate poi se non sia più comodo accedere a questi contenuti anche via RSS con un feedreader. Utilizzate lo stesso anche per iscrivervi a servizi online
• è molto probabile che riceviate email automatiche con segnalazioni relative a malfunzionamenti o situazioni inattese dei prodotti di cui siete responsabili. Anche in questo caso, indipendentemente dall’urgenza con cui intervenire, vale la pena prevedere un account di servizio. Anche in questo caso, comunque, non sarebbe male che le segnalazioni di problematiche producessero un flusso RSS piuttosto che un fragile messaggio di posta
• ho appena parlato di filtri. Non li uso, e non ho mai trovato il modo di usarli efficacemente. Gli unici filtri che ho si preoccupano di cancellare i messaggi che arrivano da mittenti ostinati (tipicamente uffici stampa) che non mi permettono di cancellare l’iscrizione dalle loro mailing list. Tutta la posta che archivio è contenuta in “All Mail” e per trovare quello che mi serve utilizzo Spotlight su Mac o l’efficace ricerca di Gmail
• non uso neppure le cartelle ma preferisco i già citati software di project management, dove carico le email da conservare suddivise per progetto

Altri suggerimenti?