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Domande e risposte sul web project management (FAQ)

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Ho raccolto in questo articolo le domande che più di frequente ricevo riguardo al web project management, con l’intenzione di proporre un seguito a quanto ho già riportato in Introduzione al web project management.

É un punto di partenza. Chiunque ritenga ci siano altri aspetti da approfondire può usare i commenti o la pagina dei contatti.

Cos’è il web project management?

Il web project management è la disciplina che aiuta a realizzare progetti web (siti e applicazioni) nel rispetto dei tempi previsti, con il miglior rapporto tra qualità e costi e soddisfacendo i requisiti iniziali. Il web project management trova espressione nelle capacità del web project manager di organizzare e gestire le risorse verso un obiettivo condiviso.

Qual è il ruolo del web project manager?

Il web project manager è la figura che si preoccupa di gestire e coordinare la produzione di un progetto web dal suo concepimento fino alla consegna, entrando in contatto con chiunque si trovi a lavorare per il progetto. Per un dettaglio delle competenze di un web project manager si può fare riferimento a Introduzione al web project management.

Cos’è un progetto web?

Un progetto web è l’insieme delle attività necessarie per costruire siti o applicazioni web rispettando i requisiti iniziali. E’ compreso tra una specifica data di inizio e di fine (data di consegna) ed è finalizzato alla realizzazione di un prodotto unico o a valore aggiunto. Un progetto si distingue da un processo in quanto quest’ultimo è composto da un insieme di operazioni ripetitive per la produzione del medesimo servizio o prodotto (cfr. definizione di project management in Wikipedia).

Il web project management è una metodologia?

No. Spesso, soprattutto leggendo il programma di alcuni corsi, si ha l’impressione che il project management non sia altro che l’adesione a una serie di punti da applicare pedissequamente con l’impiego di fogli Excel o schemi Microsoft Project, il tutto raccolto sotto il cappello di sigle quali Prince2, PMBOK, PERT, Scrum. Le metodologie sono importanti perché forniscono linee guida che facilitano alcuni compiti del web project manager, ma il web project management è un mestiere fatto di relazioni con clienti, sviluppatori, designer e collaboratori esterni. Un project manager è prima di tutto un leader, non un ragioniere.

Esistono corsi e piani di studio per diventare web project manager?

Nessuno, tranne rari casi spesso fallimentari, inizia la propria carriera come web project manager. Tipicamente il web project manager si trova a lavorare nel reparto tecnico di una software house o web agency e comincia a maturare capacità di coordinamento e di previsione che lo possono portare a diventare web project manager. Un corso di web project management è utile se aiuta il web project manager a migliorare le proprie competenze e capacità, soprattutto con l’analisi di casi reali e la risoluzione di problematiche comuni. Un corso non è sufficiente e non è soprattutto indicato per fare di uno studente, un web designer o un programmatore un web project manager.

Qual è la differenza tra web project management e software project management?

Le peculiarità del web in termini di innovazione e comunicazione richiedono al web project manager conoscenze non solo nel campo internet, ma anche in quello dell’editoria e pubblicazione, del design e a volte in quello della televisione. Le caratteristiche della professione di web project manager rispetto a quelle di un “classico” project manager sono ben espresse da Ashley Friedlein nel manuale Web Project Management:

  • i termini di consegna del progetto tendono ad essere più stretti e aggressivi;
  • è alta la probabilità che siano in corso più progetti contemporaneamente;
  • la tecnologia utilizzata è molte volte instabile e in continua evoluzione;
  • è difficile stabilire dei modelli di costo standard: ogni progetto richiede una valutazione ad hoc;
  • i clienti hanno difficoltà a capire le potenzialità e caratteristiche di internet;
  • i componenti del gruppo coordinato dal web project manager spesso svolgono diversi ruoli, soprattutto in piccole realtà;
  • non sempre il web project manager è il punto principale di contatto per il cliente;
  • l’innovazione è la chiave di successo di molti progetti web;
  • il cambiamento è continuo.

Web project manager è sinonimo di webmaster?

No. Il web project manager è la figura responsabile della corretta esecuzione (progettazione, sviluppo, messa in opera) di un progetto web. Una volta che il progetto è in esercizio termina l’area di intervento del web project manager e inizia quella del webmaster, che si preoccupa della gestione ordinaria del sito o dell’applicazione. Tipicamente il web project manager lavora per una società di consulenza mentre il webmaster è impiegato per la realtà che ha commissionato il progetto.

Il web project manager è una figura del reparto sviluppo o del marketing?

Il web project manager è una figura professionale che appartiene all’area tecnica o creativa. Leggendo alcuni curriculum o proposte di lavoro capita di trovare la professione “web marketing project manager”. Con questa dicitura non si intende il responsabile della realizzazione del progetto, ma il responsabile della promozione del sito, della comunicazione e in generale di tutte le attività atte a veicolare traffico verso il sito o l’applicazione web. A volte il termine “web project manager” viene utilizzato erroneamente per indicare invece il “web marketing project manager”.

Il web project manager trova impiego solo in realtà di grandi dimensioni e ben strutturate?

No. Il ruolo di web project manager è indicato sia in realtà di piccole, sia di grandi dimensioni. Possono però variare alcune competenze.

In realtà di medie e grandi dimensioni o ben strutturate il web project manager può trovarsi a gestire progetti estesi, che richiedono tempi di esecuzione anche di diversi mesi. E’ richiesta in questo caso una forte capacità di previsione e di gestione delle criticità perché il minimo errore può avere ripercussioni importanti su tempi e costi.

In aziende più piccole il web project manager è probabilmente al lavoro su più progetti ognuno con un ciclo di vita di poche settimane. In questo caso è importante che il web project manager sia in grado di allocare efficacemente le persone ai relativi progetti così da impiegare al meglio le risorse a disposizione.

Il web project manager dovrebbe far emergere nel proprio curriculum con chiarezza queste competenze, specificando con precisione le realtà e le competenze acquisite.

Una startup potrebbe essere interessata ad assumere un web project manager?

Sì. Lo dimostra il sondaggio realizzato lo scorso anno dalla webzine A List Apart che ho commentato in dettaglio. La distribuzione per tipo di organizzazione, in particolare, evidenzia come la percentuale di impiego dei web project manager in una startup sia la più alta, seguita a ruota dalle agenzie e software house. Il motivo è che proprio in realtà che richiedono un forte livello di innovazione, rilasci continui e roadmap in costante evoluzione è fondamentale un ruolo di coordinamento e di gestione.

Il web project management va d’accordo con lo sviluppo agile?

Certamente. Il web project management trova espressione con le diverse metodologie e tecniche di sviluppo. E’ compito del project manager definire, insieme al proprio team, il metodo da impiegare e, ove serve, programmarne il percorso di apprendimento o approfondimento.

Il web project manager può essere responsabile solo di una parte del progetto, per esempio il web design?

Dipende. Solitamente il web project manager è responsabile dell’intero ciclo di vita del progetto, dall’incontro con i clienti fino alla messa online. Se però la società per cui lavora si occupa esclusivamente di web design, il web project manager sarà ovviamente responsabile della produzione di parte del materiale, che poi confluirà in un progetto più esteso. Questa attività, che potrebbe concludersi con la produzione di template, ha comunque un ciclo di vita ben definito di cui il web project manager è responsabile.

Nel caso di realtà strutturate, inoltre, il web project manager potrebbe essere responsabile di una parte dello sviluppo, mentre altri colleghi sono responsabili per altre sezioni. In questo caso è probabile che esista una struttura gerarchica di web project manager, con figure junior che riferiscono direttamente a un web project manager senior.

Quali sono i ruoli impiegati nella realizzazione di un sito web?

Dipende dal tipo di progetto, ma in generale le principali figure, oltre al già citato web project manager, sono:

  • account manager – è quello che viene definito “il commerciale”, tipicamente la prima figura ad avere contatti con il cliente;
  • webmaster – gestisce il sito una volta in esercizio;
  • information architect – si preoccupa di organizzare i contenuti in modo che siano facilmente ricercabili;
  • art director / web designer – responsabile della parte creativa che caratterizzerà l’intero prodotto;
  • analista / sviluppatore – la persona che definisce insieme al web project manager gli standard tecnici da adottare ed è responsabile della parte di programmazione;
  • editor / copywriter – realizza i contenuti pubblicati;
  • consulenti (tecnica, marketing, usabilità, user experience, strategia, ecc.) – figure di supporto per competenze non presenti in azienda.

A queste figure, in dipendenza del progetto, se ne possono affiancare molte altre tra cui tester, illustratori, amministratori di database, esperti audio/video, giornalisti, SEO, esperti di community.

Quanto il web project manager deve conoscere l’ambito in cui lavora?

Molto. L’ideale è che il web project manager sia in grado di realizzare autonomamente alcuni dei progetti realizzati dal team che coordina e che si riservi periodicamente il tempo per farlo. Questo permette al web project manager di essere aggiornato sugli standard e le soluzioni e di anticipare alcune problematiche che si possono evidenziare nel corso del progetto. Anche la stima dei tempi necessari alla realizzazione del progetto è più precisa, fermo restando che il web project manager sa intervistare i propri colleghi per definire il piano di lavoro dell’intero progetto.

Il web project manager è un consulente esterno all’azienda o un collaboratore interno?

Nella quasi totalità dei casi il web project manager lavora all’interno dell’azienda per cui dirige i progetti. Il motivo principale è che, trattandosi di una figura a stretto contatto con altri professionisti, la qualità del progetto dipende in gran parte dalla conoscenza reciproca. Questo approccio mal si accompagna con progetti spot o realizzati con società ogni volta diverse. Per lo stesso motivo il web project manager non è quasi mai un free lance.

Il web project manager deve sapere tutto di Microsoft Project?

Dipende. Acuni web project manager lavorano con semplici fogli Excel e altri preferiscono realizzare complessi diagrammi in Microsoft Project. Più che lo strumento è importante la capacità di aggiornamento e la possibilità di condivisione. Un dettagliato diagramma tenuto chiuso nel cassetto del web project manager non ha alcuna utilità, mentre la fotocopia di un foglio di carta consegnata ai diversi collaboratori, settimanalmente, è insostituibile.

Il web project manager è un lavoro a tempo pieno?

In piccole realtà è molto probabile che il web project manager affianchi le attività di coordinamento a una partecipazione attiva a parti dello sviluppo. Questa è la situazione ideale di lavoro per un web project manager, che si trova a maturare esperienza sia in campo gestionale, sia tecnico. Oltre a questo la stima dei tempi e la previsione e risoluzione di problemi risultano semplificate.

Qual è la differenza tra capacità di management e capacità di leadership?

La risposta a questa domanda è ben espressa in un articolo di Mike Morrison. Le capacità di management permettono al web project manager di gestire prodotti o risorse per la realizzazione di un progetto. Le capacità di leadership consentono al web project manager di condividere la visione e gli obiettivi di progetto insieme al proprio gruppo di lavoro. E’ importante coltivarle entrambe.

Il web project manager e i colloqui di lavoro

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Suggerimenti per i colloqui di lavoro si trovano un po’ ovunque in internet, come gli ottimi dieci consigli per un buon colloquio di lavoro di Miriam Bertoli.

Più raramente si sente parlare di suggerimenti per chi i colloqui li tiene.

Da web project manager mi è capitato spesso di essere dall’altra parte del tavolo, quella di esaminatore. Potrebbe sembrare una posizione comoda, senza rischi, di puro comando: la posizione di chi ha il coltello dalla parte del manico.

Non è davvero così. In un paio di colloqui da un’ora, l’azienda vi chiede di assumere il vostro futuro collega: una persona affidabile, competente e con tanta voglia di crescere professionalmente. E, tra tutti i candidati, la più affidabile, la più competente e quella con più voglia di crescere.

E’ davvero possibile, in così poco tempo, valutare un candidato? Io credo di sì, anche se il compito non è semplice. Ecco qualche consiglio nato dalla mia esperienza.

La preparazione

Il colloquio comincia prima che il candidato arrivi, con lo studio del curriculum e non con la semplice lettura. Non limitatevi a scorrere il curriculum, soffermandovi unicamente sulle sezioni principali, tipicamente le esperienze professionali passate e le conoscenze tecniche. Mi è capitato di partecipare a colloqui in cui il curriculum veniva letto di tutta fretta di fronte al candidato.

Il curriculum, per chi lo sa interpretare, è un’inesauribile miniera, un tesoro:

  • è completo, approfondito dove è bene che lo sia, o contiene unicamente frasi preconfezionate (“ottimo spirito di squadra, “conoscenza dei principali pacchetti della suite Office”)?
  • è anonimo o il candidato è riuscito a trasmettere sulla carta un po’ del proprio carattere?
  • è ordinato e ben organizzato oppure troppo prolisso (o troppo conciso)?
  • le esperienze professionali sono disposte secondo qualche percorso di crescita?
  • oltre a una lista (infinita?) di linguaggi di programmazione e di strumenti, qual è lo spazio riservato a parlare di progetti?
  • questi progetti sono presentati come semplice elenco, o è stata fatta una particolare selezione?
  • quanto spazio è dedicato a interessi che non riguardino l’informatica e il web?
  • il curriculum è stato accompagnato da una lettera di presentazione?
  • ci sono domande importanti a cui il curriculum non risponde?

Se doveste decidere di assumere questo candidato solo studiando il suo curriculum come vi comportereste? Perché?

Potreste incontrare qualche refuso: non fateci troppo caso, a patto che non si ecceda una quantità ragionevole.

Se il candidato ha inserito un link al proprio sito o weblog, questo merita di sicuro una visita. Se così non è, una ricerca in Google potrebbe darvi comunque qualche informazione in più. Anche strumenti come LinkedIn sono di aiuto, ma non fate troppo affidamento sulle referenze, che a volte sono un semplice oggetto di scambio.

L’anticamera

Il grande giorno. Il candidato arriva, solitamente in anticipo di qualche minuto. Cercate di fare lo stesso: presentatevi puntuali all’appuntamento, poiché il tempo è prezioso per entrambi. Spegnete il cellulare e avvisate di non essere disturbati. Oltre che per educazione, questo vi permetterà di concentrarvi in un compito che richiede tutta la vostra concentrazione.

Per capire se è la persona che fa per voi cercate di metterla subito a proprio agio, piuttosto che creare pressione. Chi lo fa si giustifica con la necessità di valutare il comportamento del candidato in situazioni estreme. Ma se nella vostra azienda le situazioni estreme sono comuni, siete sicuri che stiate facendo nel migliore dei modi il vostro lavoro?

Prima di iniziare il colloquio cercate di sgombrare la vostra mente da preconcetti che potrebbero esservi di intralcio. Dimenticate quali sono gli standard aziendali e fatevi carico di decidere autonomamente le competenze che deve possedere il candidato ideale. Se si è presentato con una tenuta che secondo voi potrebbe dare qualche preoccupazione al management, sforzatevi di non utilizzate questo elemento per valutarne la professionalità, anche se inconsciamente sarete portati a farlo.

Ricordate anche che una differenza di vedute del candidato rispetto al team in cui sarà inserito non è detto che rappresenti un elemento destabilizzante, ma un’opportunità di crescita per tutto il gruppo.

Il primo colloquio

Il primo incontro con il candidato è orientato alla conoscenza reciproca: entrambi avete tutto l’interesse di conoscere con precisione chi vi sta di fronte. Spendete qualche parola a proposito dell’azienda e della professionalità cercata.

Non è necessaria una descrizione approfondita e unidirezionale, ma già in questa fase potete instaurare un dialogo, così da capire se il candidato ha avuto modo di compiere alcune ricerche sulla vostra realtà o si sia limitato a mandare in giro per le aziende il proprio curriculum senza alcuna selezione.

Ormai il ghiaccio è rotto. Seguiranno una serie di domande volte ad approfondire la conoscenza del candidato, sia per quanto riguarda le competenze professionali, ma anche caratteriali e comportamentali. Se il curriculum non ha risposto a domande importanti, questa è la sede per farlo.

Evitate di portare la conversazione su aspetti psicologici, a meno che non abbiate grande esperienza. Nel corso di un colloquio a cui ho partecipato come candidato mi è stato chiesto se preferisco pretendere dal mio team la qualità del prodotto oppure la velocità di esecuzione. Ho ribattuto che qualità e velocità non sono contrari, ma che è possibile realizzare un prodotto di qualità nei tempi ragionevoli. L’ho detto una volta, l’ho ripetuto altre due. Nulla da fare, ho dovuto scegliere, o l’esaminatore non passava alla domanda successiva.

Il secondo colloquio

Nel corso del secondo colloquio è bene scendere nel dettaglio delle conoscenze. Sembra esistere una regola non scritta, soprattutto per i colloqui di informatici, per cui non si entra quasi mai nel dettaglio di quella che sarà l’attività principale della persona nella nuova struttura, cioè la stesura di applicazioni.

Proponete invece, durante la telefonata in cui inviterete il candidato al secondo colloquio, di preparare l’esposizione di un breve argomento, non troppo teorico, che lo ha particolarmente interessato nel corso degli ultimi progetti.

A questo secondo colloquio potrebbero partecipare anche uno o più dei futuri colleghi, che daranno poi il loro contributo e parere sulle qualità del candidato. Nel caso di assunzione verrà integrato più velocemente dai colleghi, che già lo conoscono e hanno potuto esprimere la loro opinione.

Quando finisce un amore

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Un collaboratore se ne va. Se guardo alla mia esperienza, in questi 10 anni penso di aver salutato almeno una ventina di colleghi con cui lavoravo gomito a gomito.E’ normale cambiare lavoro e la previsione per il futuro, complice la ricerca di nuove prospettive professionali, è che questa tendenza aumenti.In ambito web il web project manager è sicuramente una delle figure più coinvolte dall’addio di un collaboratore: le tempistiche dei progetti in essere vanno riviste, cambiano le priorità, potrebbe essere necessario riorganizzare i gruppi di lavoro, va predisposto il classico passaggio di consegne.Ci sono passato diverse volte. All’inizio la notizia mi terrorizzava, come se cadesse il mondo; con il tempo ho poi fatto un po’ di esperienza, e ora ne approfitto per riportare qualche spunto di riflessione su quello che secondo me è il corretto atteggiamento di un web project manager.

  • niente di personale – Diversamente da quanto c’è scritto nel titolo di questo intervento, non è l’amore che lega il collaboratore a un’azienda. Non è amore, quindi non si può parlare neppure di tradimento.I fattori che influenzano un collaboratore nella scelta di cambiare lavoro sono molteplici: nuovi sbocchi professionali, riconoscimenti economici appetitosi, la prospettiva di lavorare su progetti importanti e interessanti, la possibilità di collaborare con un’azienda affermata.Ho assistito a casi in cui al collaboratore in partenza veniva tolto il saluto come fosse un irriconoscente, qualcuno che “non si rende conto di quanto l’azienda ha fatto per lui”. Comportatevi così e non ricaverete alcuna soddisfazione, se non la sicurezza di giocarvi qualche settimana di tranquillità al lavoro.
  • una transizione serena – La sfera di cristallo non è tra gli strumenti a disposizione del web project manager. Però è possibile anticipare in qualche modo le problematiche inevitabilmente introdotte da un collaboratore che se ne va, facendo in modo che questo non sia l’unico depositario della conoscenza dei progetti, soprattutto quelli “critici”. Facile a dirsi ma, complice la complessità nell’organizzazione dei gruppi di progetto, ben più difficile a farsi.Anche se è comodo far lavorare sullo stesso progetto solo chi lo conosce a menadito, sforzatevi di far partecipare anche attori esterni. Questo vi aiuterà se dovrete individuare le figure professionali che si faranno carico di sostituire il collaboratore in partenza.
  • è stata tua la colpa – Se un collaboratore cambia lavoro è, in una certa misura, anche merito vostro: grazie al vostro supporto ha potuto maturare una professionalità che gli ha permesso di partecipare a un colloquio presso un’altra realtà. Probabilmente non c’è posto per 2 web project manager nella vostra azienda e i più capaci tra i vostri collaboratori potrebbero prendere il volo.Alternative? Certamente. Potreste per esempio limitare la crescita professionale dei vostri collaboratori, costringendoli ad attività ripetitive senza alcun sbocco di miglioramento. Così facendo, però, non farete che accelerare il processo e i malumori.
  • missione impossibile – Il collaboratore se ne andrà tra poche settimane, forse tra pochi giorni. E’ inutile pretendere che segua un’improbabile tabella di marcia che lo veda impegnato a chiudere tutti i progetti su cui sta lavorando. Anche se ci riuscisse, ha la testa ormai altrove, e i risultati sarebbero comunque scadenti. Ci sarà una priorità tra tutte: portate a termine quella.
  • voci di corridoio – Lo diciamo subito al cliente che Mario Rossi fra un mese non sarà più dei nostri? Non subito probabilmente, se per il cliente la vostra azienda e Mario Rossi sono la stessa cosa, perché vede solo lui da un anno. Cosa che non dovrebbe però succedere, visto che siete voi il web project manager, e si presume che di tanto in tanto un salto dal cliente insieme a lui lo facciate.Se così non è siete un poco nei guai: preparatevi a impiegare del tempo per frettolosi passaggi di consegna e riunioni probabilmente inutili presso il cliente, al solo scopo di presentare le vostre nuove punte di diamante. Riuscite a immaginarvi la faccia perplessa e preoccupata del cliente?Potete valutare di non avvertire subito il cliente, ma evitate anche di farlo a cose fatte al telefono con un laconico “Mario Rossi non lavora più qui”.
  • au revoir – Non è amore, non è tradimento. Fategli allora dei sinceri in bocca al lupo, anche da parte mia!