Archivi categoria: Web Project Management

Semplificare il web project management

Pubblicato il da

Il web project management è una disciplina complessa, un po’ perché molti sono i compiti del web project manager, ma soprattutto perché il web project manager interviene per facilitare il lavoro degli altri, per ridurre gli attriti, per decidere la strada da seguire a seguito di problemi importanti.

Avere qualche indicazione su come semplificare il web project management non può che essere di aiuto. Alcune le ho trovate leggendo Project Management Made Easy, un intervento pubblicato qualche mese fa nel blog di Blue Flavor (se siete web project manager è uno dei pochi blog a cui vale la pena di iscriversi). Scorrendolo la prima volta ho però sorriso. “Un poco ovvio” – mi sono detto – “questi sono argomenti che non è necessario ricordare a un web project manager”. Ho aggiunto comunque l’intervento nel mio del.icio.us per una futura occasione.

Da allora ho avuto modo di ricredermi sulla banalità degli argomenti, sopravvalutati da molti, e ho deciso di riportare qui uno stringato riassunto dell’intervento, integrandolo con la mia esperienza.

Se vuoi ridurre la complessità del tuo lavoro di web project manager:

  • assicurati che tutti sappiano quali sono gli obiettivi del progetto
  • verifica che ogni componente del gruppo conosca quale è il suo specifico ruolo in questo progetto
  • tieni traccia dei tempi e dei costi
  • impara a comunicare

Quasi tutti i punti hanno a che fare con la comunicazione, e non è una coincidenza. La complessità nel web project management si riduce solo spendendo tutto il tempo necessario con i propri colleghi e con i clienti, così da anticipare i problemi prima che sia difficile intervenire. Ho paura quando ci si butta a capofitto a sviluppare un progetto senza che sia stata prodotta neppure un briciolo di documentazione o che sia stato stabilito come il progetto va suddiviso tra i diversi componenti del gruppo.

Non sto dicendo che prima di iniziare un progetto devono essere prodotte tonnellate di pagine di specifiche; non mi rifiuto di procedere con uno sviluppo senza trascrizioni di interviste con il cliente, analisi dei requisiti e analisi funzionali. Molto spesso, soprattutto per i progetti di media complessità, basta probabilmente un wireframe opportunamente commentato, che però ha fatto capolino al cliente (dove qualcuno lo ha illustrato) ed è poi tornato con le opportune correzioni in azienda.

Non dimenticate poi che non tutti i componenti del gruppo di lavoro con cui lavorate hanno messo piede dal cliente o nelle sale riunioni, per cui non è sufficiente limitarsi a spiegargli la loro parte di lavoro. Dovete coinvolgerli sull’intero progetto, anche se poi si troveranno a lavorare in una minima parte. A meno che non vogliate, ovviamente, che vengano commessi errori non appena le specifiche sono ambigue (il che succede sempre) o che vogliate rinunciare all’apporto che ogni membro del gruppo può dare anche al lavoro degli altri. Centellinare le informazioni porta anche a dipendere da ogni membro del gruppo, evento traumatico quando poi qualcuno va a lavorare da un’altra parte (come ho avuto modo di dire in Quando finisce un amore).

Non so voi, ma io odio essere disturbato ogni due minuti perché chi lavora con me non ha tutti gli elementi per procedere o perché il cliente non si ricorda quanto avevamo stabilito. Se è così anche per voi provate a mettere in pratica qualcuno di questi punti. Lavorerete meglio.

Perché un project manager

Pubblicato il da

Una delle ragioni per cui mi piace il mio lavoro [project manager, ndt] è che non è facile darne una definizione. La mancanza di una definizione è il brutto, ma soprattutto il bello di questa professione, così interessante e stimolante. 

Parole di Emily Carr, che nel lungo intervento Why a Project Manager? pubblicato da AIGA riesce in realtà a far capire in modo molto chiaro quale sia il ruolo di un project manager. Emily Carr si riferisce non propriamente al web project manager, ma soprattutto al project manager che lavora per agenzie di comunicazione e grafica pubblicitaria. I concetti non mutano comunque nella sostanza e riporto qui i principali, alcuni dei quali ricordano da vicino quanto ho scritto in Introduzione al web project management e Domande e risposte sul web project management:

  • Il project manager è il responsabile del progetto dal suo concepimento al termine dei lavori. Il project manager coordina il gruppo di lavoro e gestisce le diverse relazioni con clienti, componenti del gruppo, soci e partner, fungendo da hub per il progetto
  • Sebbene un project manager possa essere coinvolto nella fase commerciale del progetto, non è solitamente la persona che si occupa di offerte o dell’acquisizione di nuovi clienti. Si preoccupa invece di mantenere un rapporto in piena salute e duraturo con il cliente nel corso del progetto
  • La gestione delle personalità è una grossa parte del lavoro di un project manager, ed è cruciale riuscire a comporre un gruppo di professionisti che sappia lavorare bene insieme
  • Anche se il project manager deve stare attento a coordinare e non a imporre (specialmente con i membri del gruppo con più esperienza), deve essere in grado di capire quale sia l’approccio da seguire prima che il progetto cominci
  • Tutto si basa sulle relazioni. Un project manager può facilitare l’armonia di lavoro in molti modi, ad esempio motivando i componenti del gruppo, così che capiscano di essere una parte importante di tutto il progetto, e non solo pedine. Questo è cruciale soprattutto nella sfide e progetti più difficili
  • Indipendentemente da quanto complessi siano alcune situazioni o periodi lavorativi, è cura del project manager preoccuparsi della qualità dell’ambiente di lavoro, anche quando nessun altro sembra farci caso
  • Il project manager tiene sotto controllo gli obiettivi del progetto sia per il cliente, sia per il proprio gruppo di lavoro. I clienti si fanno sedurre dai layout accattivanti (così come i loro creatori); il project manager evita queste tentazioni e fa sì che il progetto soddisfi gli obiettivi inizialmente condivisi
  • Compito del web project manager è anche quello di raccogliere le interviste con i clienti, di organizzare le riunioni con il gruppo, di esporre le analisi di mercato e di gestire anche le occasioni di incontro informali. Quello che il project manager aiuta a fare è produrre la documentazione, processo fondamentale per verificare quali siano i capisaldi del progetto
  • Molte aziende beneficiano della presenza di un project manager, ma questa non sempre è fondamentale, soprattutto se l’azienda ha molti professionisti e gruppi di lavoro consolidati da anni. I project manager trovano la loro collocazione ideale in aziende di medie dimensioni, con 25 persone o più. L’ambiente ideale è composto da gruppi di lavoro di 3 persone (più il project manager), in ambiti in cui sia necessario porre attenzione a molti dettagli, dove ci siano molteplici scadenze e comunicazioni frequenti tra il gruppo e il cliente

Emily Carr passa poi in rassegna le competenze di un project manager. Un project manager:

  • ha senso di leadership e appartenenza
  • sviluppa capacità di lavorare in gruppo
  • utilizza “entrambi i lati del cervello”, quello creativo e quello analitico
  • ha competenze di progettazione e sa produrre e organizzare documenti
  • riesce a facilitare il lavoro degli altri, riducendo i conflitti e aiutando nella risoluzione delle problematiche

Questo un breve riassunto, ma molto, molto altro ancora si trova nell’intervento di Emily Carr.

Quando finisce un amore

Pubblicato il da

Un collaboratore se ne va. Se guardo alla mia esperienza, in questi 10 anni penso di aver salutato almeno una ventina di colleghi con cui lavoravo gomito a gomito.E’ normale cambiare lavoro e la previsione per il futuro, complice la ricerca di nuove prospettive professionali, è che questa tendenza aumenti.In ambito web il web project manager è sicuramente una delle figure più coinvolte dall’addio di un collaboratore: le tempistiche dei progetti in essere vanno riviste, cambiano le priorità, potrebbe essere necessario riorganizzare i gruppi di lavoro, va predisposto il classico passaggio di consegne.Ci sono passato diverse volte. All’inizio la notizia mi terrorizzava, come se cadesse il mondo; con il tempo ho poi fatto un po’ di esperienza, e ora ne approfitto per riportare qualche spunto di riflessione su quello che secondo me è il corretto atteggiamento di un web project manager.

  • niente di personale – Diversamente da quanto c’è scritto nel titolo di questo intervento, non è l’amore che lega il collaboratore a un’azienda. Non è amore, quindi non si può parlare neppure di tradimento.I fattori che influenzano un collaboratore nella scelta di cambiare lavoro sono molteplici: nuovi sbocchi professionali, riconoscimenti economici appetitosi, la prospettiva di lavorare su progetti importanti e interessanti, la possibilità di collaborare con un’azienda affermata.Ho assistito a casi in cui al collaboratore in partenza veniva tolto il saluto come fosse un irriconoscente, qualcuno che “non si rende conto di quanto l’azienda ha fatto per lui”. Comportatevi così e non ricaverete alcuna soddisfazione, se non la sicurezza di giocarvi qualche settimana di tranquillità al lavoro.
  • una transizione serena – La sfera di cristallo non è tra gli strumenti a disposizione del web project manager. Però è possibile anticipare in qualche modo le problematiche inevitabilmente introdotte da un collaboratore che se ne va, facendo in modo che questo non sia l’unico depositario della conoscenza dei progetti, soprattutto quelli “critici”. Facile a dirsi ma, complice la complessità nell’organizzazione dei gruppi di progetto, ben più difficile a farsi.Anche se è comodo far lavorare sullo stesso progetto solo chi lo conosce a menadito, sforzatevi di far partecipare anche attori esterni. Questo vi aiuterà se dovrete individuare le figure professionali che si faranno carico di sostituire il collaboratore in partenza.
  • è stata tua la colpa – Se un collaboratore cambia lavoro è, in una certa misura, anche merito vostro: grazie al vostro supporto ha potuto maturare una professionalità che gli ha permesso di partecipare a un colloquio presso un’altra realtà. Probabilmente non c’è posto per 2 web project manager nella vostra azienda e i più capaci tra i vostri collaboratori potrebbero prendere il volo.Alternative? Certamente. Potreste per esempio limitare la crescita professionale dei vostri collaboratori, costringendoli ad attività ripetitive senza alcun sbocco di miglioramento. Così facendo, però, non farete che accelerare il processo e i malumori.
  • missione impossibile – Il collaboratore se ne andrà tra poche settimane, forse tra pochi giorni. E’ inutile pretendere che segua un’improbabile tabella di marcia che lo veda impegnato a chiudere tutti i progetti su cui sta lavorando. Anche se ci riuscisse, ha la testa ormai altrove, e i risultati sarebbero comunque scadenti. Ci sarà una priorità tra tutte: portate a termine quella.
  • voci di corridoio – Lo diciamo subito al cliente che Mario Rossi fra un mese non sarà più dei nostri? Non subito probabilmente, se per il cliente la vostra azienda e Mario Rossi sono la stessa cosa, perché vede solo lui da un anno. Cosa che non dovrebbe però succedere, visto che siete voi il web project manager, e si presume che di tanto in tanto un salto dal cliente insieme a lui lo facciate.Se così non è siete un poco nei guai: preparatevi a impiegare del tempo per frettolosi passaggi di consegna e riunioni probabilmente inutili presso il cliente, al solo scopo di presentare le vostre nuove punte di diamante. Riuscite a immaginarvi la faccia perplessa e preoccupata del cliente?Potete valutare di non avvertire subito il cliente, ma evitate anche di farlo a cose fatte al telefono con un laconico “Mario Rossi non lavora più qui”.
  • au revoir – Non è amore, non è tradimento. Fategli allora dei sinceri in bocca al lupo, anche da parte mia!