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La posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Nella foto: la casella di posta in entrata senza messaggi in Apple Mail

Vi presento la mia casella della posta in ingresso.  O, meglio, la casella della posta in ingresso che lascio ogni sera uscendo dall’ufficio.

E’ vuota. E tranne casi eccezionali, dovuti più che altro a email importanti ricevute nel tardo pomeriggio, quella di “svuotare” la casella della posta in arrivo è una regola che seguo con costanza.

Eppure come web project manager sono, dopo i colleghi che si occupano dell’assistenza clienti, una delle persone che riceve più messaggi in azienda.

Negli anni ho potuto apprezzare i vantaggi di questo comportamento:

  • viene eliminata la possibilità che qualche messaggio importante finisca sepolto sotto a una pila di altro materiale
  • diminuisce la probabilità che un messaggio da inoltrare a un collaboratore stazioni troppo tempo nella casella dell’interlocutore sbagliato
  • si riduce l’errata convinzione di avere risposto a quel messaggio, quando in realtà non è così
  • rincuora sapere che il livello dei messaggi in ingresso è sotto controllo e non arriverà il giorno in cui, per fare ordine, si deciderà di archiviare tutto

Come fare a gestire con intelligenza la propria casella di posta in ingresso? Ognuno, da 43 folders a Lifehacker ha la propria ricetta, chiamata generalmente “Inbox zero”. Se l’argomento vi interessa vi consiglio la visione di un bel video di Merlin Mann, anche se parlando di produttività, e quindi di tempo, risulta forse un po’ troppo lungo rispetto al tema trattato.

Qui illustrerò la mia ricetta, rivolta a chi si occupa di web project management:

  • l’email è ideale per la corrispondenza uno a uno o uno a pochi rispetto ad argomenti atomici o comunque ben definiti. Non è lo strumento adatto per gestire lunghe e complesse conversazioni con diversi interlocutori
  • per gestire le comunicazioni del team relative a un progetto si può adottare una wiki o, meglio ancora, sfruttare le decine di software open source di project management. Personalmente ho raggiunto risultati eccellenti con Project Pier
  • per le micro conversazioni potete utilizzare qualche sistema di instant messaging. Dovete però definire molto chiaramente regole e limiti di utilizzo. Evitate l’impiego di questi sistemi con i clienti
  • evitate l’inoltro selvaggio. Capita che un cliente o partner invii diversi messaggi consecutivi riguardo il medesimo argomento. Prima di inoltrarli accorpateli e fate un po’ di editing dove serve. Se contengono degli allegati posizionateli in una cartella condivisa. Pretendete che gli altri facciano lo stesso nei vostri confronti, così da alleggerire la vostra di casella. Se poi il cliente o partner è bendisposto, potete chiedere anche a lui di interagire direttamente con la wiki o il software di project management
  • diminuite la frequenza di controllo delle email. 30 minuti sono l’ideale, 15 il minimo. Quando però decidete di dedicarvi alla gestione delle email, non limitatevi a leggerle lasciando a un futuro prossimo la decisione su cosa fare. Se potete rispondere subito fatelo (magari dopo aver letto tutte le email per evitare di aver perso qualche dettaglio importante) e se invece avete bisogno di informazioni da parte di qualcuno richiedetele immediatamente
  • fidatevi dei collaboratori. Se avete inoltrato loro un’email perché sono gli unici in grado di intervenire, potete prendere quel messaggio e archiviarlo
  • le newsletter stanno bene da un’altra parte. Evitate di iscrivervi (tanto sapete già che non avrete tempo per leggerle), ma soprattutto evitate di farlo utilizzando il vostro indirizzo principale. Un account secondario, da leggere qualche volta alla settimana, è più che sufficiente. Valutate poi se non sia più comodo accedere a questi contenuti anche via RSS con un feedreader. Utilizzate lo stesso anche per iscrivervi a servizi online
  • è molto probabile che riceviate email automatiche con segnalazioni relative a malfunzionamenti o situazioni inattese dei prodotti di cui siete responsabili. Anche in questo caso, indipendentemente dall’urgenza con cui intervenire, vale la pena prevedere un account di servizio. Anche in questo caso, comunque, non sarebbe male che le segnalazioni di problematiche producessero un flusso RSS piuttosto che un fragile messaggio di posta
  • ho appena parlato di filtri. Non li uso, e non ho mai trovato il modo di usarli efficacemente. Gli unici filtri che ho si preoccupano di cancellare i messaggi che arrivano da mittenti ostinati (tipicamente uffici stampa) che non mi permettono di cancellare l’iscrizione dalle loro mailing list. Tutta la posta che archivio è contenuta in “All Mail” e per trovare quello che mi serve utilizzo Spotlight su Mac o l’efficace ricerca di Gmail
  • non uso neppure le cartelle ma preferisco i già citati software di project management, dove carico le email da conservare suddivise per progetto

Altri suggerimenti?

Il censimento dei professionisti web 2008

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A inizio anno, nell’intervento Il censimento dei project manager, ho cercato di tracciare un profilo della categoria dei web project manager, analizzando la distribuzione per gruppo di età, di organizzazione, ma anche cercando di capire il livello di soddisfazione per chi svolge questa interessante professione.

L’occasione per farlo è stata la presentazione dei risultati del sondaggio svolto dalla webzine A List Apart e rivolto a tutti professionisti che lavorano con il web. Quest’anno si riparte. Dal sito della rivista è infatti possibile partecipare alla nuova edizione del sondaggio, lievemente aggiornata nella forma.

Consiglio caldamente di partecipare, anche perché quest’anno è possibile specificare nel dettaglio il paese di provenienza, e sarà interessante analizzare i risultati che coinvolgono la nostra penisola.

Va comunque detto che, sebbene molti sforzi siano stati fatti per superare alcune ambiguità e limitazioni dello scorso anno, alcune domande rimangono difficilmente applicabili alla nostra realtà.

Piacerebbe anche a me, in modo informale, capire quali sono le esperienze, difficoltà e soddisfazioni che i web project manager incontrano nello svolgere questa professione. Se interessati vi invito ad aggiungere un commento o a contattarmi.

Il web project manager e i colloqui di lavoro

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Suggerimenti per i colloqui di lavoro si trovano un po’ ovunque in internet, come gli ottimi dieci consigli per un buon colloquio di lavoro di Miriam Bertoli.

Più raramente si sente parlare di suggerimenti per chi i colloqui li tiene.

Da web project manager mi è capitato spesso di essere dall’altra parte del tavolo, quella di esaminatore. Potrebbe sembrare una posizione comoda, senza rischi, di puro comando: la posizione di chi ha il coltello dalla parte del manico.

Non è davvero così. In un paio di colloqui da un’ora, l’azienda vi chiede di assumere il vostro futuro collega: una persona affidabile, competente e con tanta voglia di crescere professionalmente. E, tra tutti i candidati, la più affidabile, la più competente e quella con più voglia di crescere.

E’ davvero possibile, in così poco tempo, valutare un candidato? Io credo di sì, anche se il compito non è semplice. Ecco qualche consiglio nato dalla mia esperienza.

La preparazione

Il colloquio comincia prima che il candidato arrivi, con lo studio del curriculum e non con la semplice lettura. Non limitatevi a scorrere il curriculum, soffermandovi unicamente sulle sezioni principali, tipicamente le esperienze professionali passate e le conoscenze tecniche. Mi è capitato di partecipare a colloqui in cui il curriculum veniva letto di tutta fretta di fronte al candidato.

Il curriculum, per chi lo sa interpretare, è un’inesauribile miniera, un tesoro:

  • è completo, approfondito dove è bene che lo sia, o contiene unicamente frasi preconfezionate (“ottimo spirito di squadra, “conoscenza dei principali pacchetti della suite Office”)?
  • è anonimo o il candidato è riuscito a trasmettere sulla carta un po’ del proprio carattere?
  • è ordinato e ben organizzato oppure troppo prolisso (o troppo conciso)?
  • le esperienze professionali sono disposte secondo qualche percorso di crescita?
  • oltre a una lista (infinita?) di linguaggi di programmazione e di strumenti, qual è lo spazio riservato a parlare di progetti?
  • questi progetti sono presentati come semplice elenco, o è stata fatta una particolare selezione?
  • quanto spazio è dedicato a interessi che non riguardino l’informatica e il web?
  • il curriculum è stato accompagnato da una lettera di presentazione?
  • ci sono domande importanti a cui il curriculum non risponde?

Se doveste decidere di assumere questo candidato solo studiando il suo curriculum come vi comportereste? Perché?

Potreste incontrare qualche refuso: non fateci troppo caso, a patto che non si ecceda una quantità ragionevole.

Se il candidato ha inserito un link al proprio sito o weblog, questo merita di sicuro una visita. Se così non è, una ricerca in Google potrebbe darvi comunque qualche informazione in più. Anche strumenti come LinkedIn sono di aiuto, ma non fate troppo affidamento sulle referenze, che a volte sono un semplice oggetto di scambio.

L’anticamera

Il grande giorno. Il candidato arriva, solitamente in anticipo di qualche minuto. Cercate di fare lo stesso: presentatevi puntuali all’appuntamento, poiché il tempo è prezioso per entrambi. Spegnete il cellulare e avvisate di non essere disturbati. Oltre che per educazione, questo vi permetterà di concentrarvi in un compito che richiede tutta la vostra concentrazione.

Per capire se è la persona che fa per voi cercate di metterla subito a proprio agio, piuttosto che creare pressione. Chi lo fa si giustifica con la necessità di valutare il comportamento del candidato in situazioni estreme. Ma se nella vostra azienda le situazioni estreme sono comuni, siete sicuri che stiate facendo nel migliore dei modi il vostro lavoro?

Prima di iniziare il colloquio cercate di sgombrare la vostra mente da preconcetti che potrebbero esservi di intralcio. Dimenticate quali sono gli standard aziendali e fatevi carico di decidere autonomamente le competenze che deve possedere il candidato ideale. Se si è presentato con una tenuta che secondo voi potrebbe dare qualche preoccupazione al management, sforzatevi di non utilizzate questo elemento per valutarne la professionalità, anche se inconsciamente sarete portati a farlo.

Ricordate anche che una differenza di vedute del candidato rispetto al team in cui sarà inserito non è detto che rappresenti un elemento destabilizzante, ma un’opportunità di crescita per tutto il gruppo.

Il primo colloquio

Il primo incontro con il candidato è orientato alla conoscenza reciproca: entrambi avete tutto l’interesse di conoscere con precisione chi vi sta di fronte. Spendete qualche parola a proposito dell’azienda e della professionalità cercata.

Non è necessaria una descrizione approfondita e unidirezionale, ma già in questa fase potete instaurare un dialogo, così da capire se il candidato ha avuto modo di compiere alcune ricerche sulla vostra realtà o si sia limitato a mandare in giro per le aziende il proprio curriculum senza alcuna selezione.

Ormai il ghiaccio è rotto. Seguiranno una serie di domande volte ad approfondire la conoscenza del candidato, sia per quanto riguarda le competenze professionali, ma anche caratteriali e comportamentali. Se il curriculum non ha risposto a domande importanti, questa è la sede per farlo.

Evitate di portare la conversazione su aspetti psicologici, a meno che non abbiate grande esperienza. Nel corso di un colloquio a cui ho partecipato come candidato mi è stato chiesto se preferisco pretendere dal mio team la qualità del prodotto oppure la velocità di esecuzione. Ho ribattuto che qualità e velocità non sono contrari, ma che è possibile realizzare un prodotto di qualità nei tempi ragionevoli. L’ho detto una volta, l’ho ripetuto altre due. Nulla da fare, ho dovuto scegliere, o l’esaminatore non passava alla domanda successiva.

Il secondo colloquio

Nel corso del secondo colloquio è bene scendere nel dettaglio delle conoscenze. Sembra esistere una regola non scritta, soprattutto per i colloqui di informatici, per cui non si entra quasi mai nel dettaglio di quella che sarà l’attività principale della persona nella nuova struttura, cioè la stesura di applicazioni.

Proponete invece, durante la telefonata in cui inviterete il candidato al secondo colloquio, di preparare l’esposizione di un breve argomento, non troppo teorico, che lo ha particolarmente interessato nel corso degli ultimi progetti.

A questo secondo colloquio potrebbero partecipare anche uno o più dei futuri colleghi, che daranno poi il loro contributo e parere sulle qualità del candidato. Nel caso di assunzione verrà integrato più velocemente dai colleghi, che già lo conoscono e hanno potuto esprimere la loro opinione.