Un po’ d’ordine alle riunioni

Questo video contiene una calzante metafora del lavoro del web project manager: molti progetti da gestire allo stesso momento, in varie percentuali di completamento, con attori diversi con cui comunicare.

Lo stesso avviene durante i meeting. Il project manager si trova a gestire la riunione, proiettare l’agenda assicurandosi che tutti i cavi siano collegati e che la rete funzioni, prendere appunti così da poter redigere la relazione, oltre naturalmente a portare il caffè. Il rischio è quello di perdere per strada dei dettagli importanti.

E da quando ho perso più volte questi dettagli utilizzo qualche accorgimento, soprattutto per i meeting dal carattere prevalentemente operativo.

Cerco di scrivere e anticipare l’agenda via email. Spendere 15 minuti per elencare i punti principali da discutere nel corso del meeting vi permette di chiarire sia gli argomenti che meritano di essere affrontati, sia l’ordine con cui avete intenzione di presentarli. Può essere utile proiettare l’agenda così che sia accessibile da tutti nel corso della riunione. Se infatti il meeting dura un’ora e dopo 40 minuti state ancora discutendo dei primi 2 punti su 10, è il caso di preoccuparsi e velocizzare. Già che avete scritto l’agenda inviatela ai partecipanti al meeting, ma non aspettatevi che tutti la leggano. Chiedete comunque sempre conferma relativamente a eventuali altri punti da aggiungere.

Quando possibile registro l’audio della riunione. Per quanto sia sviluppata la vostra capacità di gestire più attività contemporaneamente, c’è comunque un limite. Invece di prendere appunti, gestire la conversazione e mandare avanti le slide, cercate di capire se sia possibile registrare l’audio. A parte un consenso da parte dei presenti (non fate i furbi registrando senza dire nulla) serve poco altro. Quasi sicuramente sarete in meeting con un portatile, da cui potete agevolmente registrare dal microfono interno (per Mac uso WireTap Studio), ma potete utilizzare un registratore portatile o anche applicazioni per il cellulare.

Anche se siete comunque riusciti a prendere degli appunti impeccabili, sapere che avete una registrazione pronta in caso di dubbio fa sempre comodo. Per riascoltare la registrazione utilizzo ExpressScribe, un freeware che permette di comandare molto facilmente da tastiera la velocità della riproduzione, così da poter trascrivere i punti salienti della conversazione. Se siete interessati all’argomento registrazione, vi rimando a un interessante articolo scritto da Sam Barnes per il suo blog (in inglese).

Se la registrazione dell’audio non è un’opzione chiedete se un vostro collega può aiutarvi a prendere appunti, così da confrontarli al termine della riunione.

In ogni caso non fate passare troppo tempo, altrimenti si riveleranno pressoché inutili.

Registrati e sei mio per sempre

Siamo alle solite. Si avvicina una manifestazione e vengo tempestato da email non desiderate. Il caso specifico è Smau: ricevo almeno due invii mailing al giorno che propongono seminari, pubblicità, incontri. 

Non ho nessuna intenzione di andare a Smau (ho fortunatamente di meglio da fare) e non ho neppure richiesto alcun aggiornamento via email. Ho commesso però la leggerezza di presenziare un paio di anni fa e, da quando sono finito nel loro database, non riesco più a uscirne. Che sia Smau a Milano, Smau Business a Padova o Smau e-Academy è un continuo invio.

La pubblicità di Smau fa il verso alle scarse competenze di alcuni operatori informatici – cose del tipo “Il server è collassato”, “Oh, cielo, si è fatto male?”, tanto per intenderci –  ma mi sembra che neppure loro dimostrino tutta questa professionalità con degli invii selvaggi alla stregua del peggiore spam.

Avessero fatto le cose come si deve, in fondo a ogni email ci sarebbe almeno un link per togliere la propria iscrizione. Ma non c’è.

Ho provato a effettuare un login nel sito, ma non si capisce dove si trovino le newsletter. Come se non bastasse, uno degli indirizzi di posta a cui ricevo comunicazioni sembra non essere abilitato.

Potrei creare un filtro di posta, ma è una questione di principio.

Stamattina ho allora telefonato alla segreteria Smau (02 283131) per capire come procedere. La signora che ha risposto non ha capito neppure di cosa parlassi, ma alla fine mi ha passato una collega.  Questa, un po’ spaesata, mi ha suggerito di inviare un’email a un’altra collega. Avvertendomi però che in questo momento è in fiera (“sa com’è”) e che – probabilmente tra 4/5 giorni – darà un’occhiata alla mia email.

Da almeno 10 anni Smau non ha più ragione di esistere, se poi le competenze messe in campo sono queste…

Ecco cosa ho scritto: attendo fiducioso (?) una risposta:

From: "Antonio Volpon"
To: nadia.mazzola@smau.it
Subject: Cancellazione mailing SMAU

Buongiorno.

Da qualche settimana ricevo ogni giorno diverse email non desiderate
da Smau, in particolare dall'indirizzo noreply@smau.it  verso i miei
indirizzi

antonio@volpon.com
scoazze@volpon.com

Poiché nel corpo del messaggio non è presente alcun link per
rimuovermi dalla lista di invio, mi sono recato nella homepage del
sito Smau.

Ho quindi provato a autenticarmi per capire se avrei potuto procedere
da lì alla rimozione, ma non sembra possibile.

L'indirizzo scoazze@volpon.com non viene inoltre riconosciuto come utente
valido, quindi non posso procedere.

Ho quindi telefonato al numero presente in fondo alla email e dopo
qualche passaggio di telefonate mi è stato comunicato il suo indirizzo
di posta.

Vorrei cortesemente sapere se potete procedere al più presto alla
cancellazione dei sopracitati indirizzi di posta dal vostro mailing.

In attesa di un riscontro saluto cordialmente,
Antonio Volpon

Conferenze e social network

Tra un paio di settimane vado a Berlino per la Web 2.0 Expo organizzata da O’Reilly e TechWeb e a dicembre quasi sicuramente sarò a Parigi come ogni anno per LeWeb’08. Sulla carta molti degli interventi sembrano validi, speriamo solo le promesse vengano mantenute. 

Questi eventi sono comunque importanti soprattutto per le possibilità di relazione e confronto tra i partecipanti, una sorta di cartina di tornasole del web europeo. Per questo gli organizzatori facilitano il dialogo allestendo, accanto alle sale principali, diversi spazi di incontro e di confronto.

Sarebbe importante che le possibilità di relazione cominciassero ancora prima di partire per questi incontri, e cioè dopo la registrazione utilizzando qualche piattaforma di social networking. E in effetti sia Web 2.0 Expo, sia LeWeb’08 prevedono questa possibilità. Ma sfido chiunque a utilizzarla con qualche risultato.

Web 2.0 Expo utilizza CrowdVine. Una volta registrati potete definire un (misero) profilo personale e soprattutto cercare e aggiungere qualche contatto. Peccato che la ricerca sia limitata a poco più del nome e cognome, così difficilmente riuscirete a trovare – per esempio – tutti i partecipanti italiani. Non parliamo poi della possibilità di verificare gli iscritti per esempio caricando la propria rubrica di posta elettronica: non troverete nulla che si avvicini alle funzionalità base di qualsiasi altro sito di social networking. Anche gli alert lasciano a desiderare: ho chiesto maggiori informazioni relativamente a un intervento e solo per caso mi sono accorto che qualcuno mi aveva risposto. L’integrazione con il resto del sito dell’evento è poi realizzata in modo così approssimativo che difficilmente riuscirete a utilizzare CrowdVine una seconda volta senza ricorrere alla history del browser.

Le cose non vanno meglio per la piattaforma usata da LeWeb’08, Amiando. Ai difetti di CrowdVine il sistema unisce prestazioni non esattamente esaltanti, messaggi a volte in inglese, a volte in un’altra lingua, una rubrica ridotta all’osso.

Eppure basterebbe poco: un profilo decente, una ricerca avanzata accanto a quella base, la possibilità di inserire agevolmente argomenti, commenti e risposte. Possibile non esista un social network usabile per le conferenze?