Un po’ d’ordine alle riunioni

Questo video contiene una calzante metafora del lavoro del web project manager: molti progetti da gestire allo stesso momento, in varie percentuali di completamento, con attori diversi con cui comunicare.

Lo stesso avviene durante i meeting. Il project manager si trova a gestire la riunione, proiettare l’agenda assicurandosi che tutti i cavi siano collegati e che la rete funzioni, prendere appunti così da poter redigere la relazione, oltre naturalmente a portare il caffè. Il rischio è quello di perdere per strada dei dettagli importanti.

E da quando ho perso più volte questi dettagli utilizzo qualche accorgimento, soprattutto per i meeting dal carattere prevalentemente operativo.

Cerco di scrivere e anticipare l’agenda via email. Spendere 15 minuti per elencare i punti principali da discutere nel corso del meeting vi permette di chiarire sia gli argomenti che meritano di essere affrontati, sia l’ordine con cui avete intenzione di presentarli. Può essere utile proiettare l’agenda così che sia accessibile da tutti nel corso della riunione. Se infatti il meeting dura un’ora e dopo 40 minuti state ancora discutendo dei primi 2 punti su 10, è il caso di preoccuparsi e velocizzare. Già che avete scritto l’agenda inviatela ai partecipanti al meeting, ma non aspettatevi che tutti la leggano. Chiedete comunque sempre conferma relativamente a eventuali altri punti da aggiungere.

Quando possibile registro l’audio della riunione. Per quanto sia sviluppata la vostra capacità di gestire più attività contemporaneamente, c’è comunque un limite. Invece di prendere appunti, gestire la conversazione e mandare avanti le slide, cercate di capire se sia possibile registrare l’audio. A parte un consenso da parte dei presenti (non fate i furbi registrando senza dire nulla) serve poco altro. Quasi sicuramente sarete in meeting con un portatile, da cui potete agevolmente registrare dal microfono interno (per Mac uso WireTap Studio), ma potete utilizzare un registratore portatile o anche applicazioni per il cellulare.

Anche se siete comunque riusciti a prendere degli appunti impeccabili, sapere che avete una registrazione pronta in caso di dubbio fa sempre comodo. Per riascoltare la registrazione utilizzo ExpressScribe, un freeware che permette di comandare molto facilmente da tastiera la velocità della riproduzione, così da poter trascrivere i punti salienti della conversazione. Se siete interessati all’argomento registrazione, vi rimando a un interessante articolo scritto da Sam Barnes per il suo blog (in inglese).

Se la registrazione dell’audio non è un’opzione chiedete se un vostro collega può aiutarvi a prendere appunti, così da confrontarli al termine della riunione.

In ogni caso non fate passare troppo tempo, altrimenti si riveleranno pressoché inutili.

Una newsletter è per sempre

Steve Jobs was originally obsessed with typography.

No, non si tratta dell’ennesimo tweet in ricordo di Steve Jobs, ma l’oggetto di una newsletter che AppSumo ha inviato lo scorso 6 ottobre, a poche ore dalla morte del CEO Apple.

Non ci sarebbe nulla di strano a cavalcare l’onda di santificazione che si è scatenata, se non fosse che in questo caso la passione di Steve Jobs è stata usata in maniera fin troppo esplicita per proporre l’abbonamento a un servizio di font.

Quando ho ricevuto l’email mi sono limitato a storcere il naso, ma a giudicare da quanto ho letto sull’utente Twitter di AppSumo, si è scatenata una piccola rivoluzione tra gli utenti del servizio che hanno trovato l’oggetto decisamente di cattivo gusto.

Noah Kagan di AppSumo è corso ai ripari informando che la newsletter era stata preparata giorni prima e che si sono dimenticati di intervenire in tempo per modificare l’oggetto. Non sta a me stabilire se questo sia vero (rimane comunque il fatto che Steve Jobs era gravemente malato da tempo, sicuramente prima che l’oggetto venisse scritto), ma lo trovo comunque un esempio significativo per sottolineare l’attenzione che va posta nel realizzare una newsletter.

La newsletter è uno strumento inviato nella casella di posta del destinatario e come tale assume un carattere personale, come se fosse stata forgiata esplicitamente per chi la sta leggendo, anche se così non è. Inoltre, quanto è stata inviata non c’è nulla più nulla da fare: non si può correggere il refuso scoperto nel frattempo, non si può allineare meglio l’immagine, non si può modificare il codice per sistemare la visualizzazione in quel particolare programma di posta. I giochi sono fatti.

Mi capita invece molto spesso di ricevere newsletter che sono evidentemente create troppo in fretta, con oggetti di dubbia utilità, ma anche con link di approfondimento che non funzionano, o che rimandano genericamente alla homepage del sito. E lasciamo stare l’argomento “annullamento iscrizione”, che quando c’è non è detto che effettivamente annulli.

La preparazione di newsletter è, invece, un’attività che va pensata con attenzione, proprio perché state in qualche modo invadendo la spazio privato della casella di posta elettronica di chi la riceverà.

E, giusto per non rimanere nel vago, ecco un esempio meno eclatante di quello di AppSumo che evidenzia come anche una newsletter a prima vista trasparente possa creare un po’ di malcontento in chi la riceve.

Qualche settimana fa insieme a un’agenzia con cui collaboro abbiamo deciso di inviare una newsletter agli iscritti invitandoli a ripensare la propria presenza online. Dopo aver valutato internamente alcune proposte, abbiamo scelto l’oggetto “Il tuo sito è per sempre?”.

Nel corpo dell’email è presente una bella immagine e il messaggio “Non hai sposato il tuo sito. Cambialo.”

Le statistiche hanno riportato un risultato molto buono: il 50% dei destinatari ha aperto la newsletter e di questi un altro 50% ha cliccato sul link per avere maggiori informazioni.

Eppure un paio di iscritti, i classici clienti “con cui si ha più confidenza”, hanno risposto di non aver apprezzato in pieno lo stile del messaggio. Forse non gli è piaciuto l’accostamento del matrimonio a un sito? O, più probabilmente, il fatto di averli in qualche modo invitati a divorziare da qualcosa? O forse ancora si sono domandati perché gli stiamo suggerendo di rottamare il sito: forse pensiamo che faccia schifo?

A posteriori avremmo forse cercato una frase meno ambigua. Ma non lo possiamo più fare: una newsletter è per sempre.

Registrati e sei mio per sempre

Siamo alle solite. Si avvicina una manifestazione e vengo tempestato da email non desiderate. Il caso specifico è Smau: ricevo almeno due invii mailing al giorno che propongono seminari, pubblicità, incontri. 

Non ho nessuna intenzione di andare a Smau (ho fortunatamente di meglio da fare) e non ho neppure richiesto alcun aggiornamento via email. Ho commesso però la leggerezza di presenziare un paio di anni fa e, da quando sono finito nel loro database, non riesco più a uscirne. Che sia Smau a Milano, Smau Business a Padova o Smau e-Academy è un continuo invio.

La pubblicità di Smau fa il verso alle scarse competenze di alcuni operatori informatici – cose del tipo “Il server è collassato”, “Oh, cielo, si è fatto male?”, tanto per intenderci –  ma mi sembra che neppure loro dimostrino tutta questa professionalità con degli invii selvaggi alla stregua del peggiore spam.

Avessero fatto le cose come si deve, in fondo a ogni email ci sarebbe almeno un link per togliere la propria iscrizione. Ma non c’è.

Ho provato a effettuare un login nel sito, ma non si capisce dove si trovino le newsletter. Come se non bastasse, uno degli indirizzi di posta a cui ricevo comunicazioni sembra non essere abilitato.

Potrei creare un filtro di posta, ma è una questione di principio.

Stamattina ho allora telefonato alla segreteria Smau (02 283131) per capire come procedere. La signora che ha risposto non ha capito neppure di cosa parlassi, ma alla fine mi ha passato una collega.  Questa, un po’ spaesata, mi ha suggerito di inviare un’email a un’altra collega. Avvertendomi però che in questo momento è in fiera (“sa com’è”) e che – probabilmente tra 4/5 giorni – darà un’occhiata alla mia email.

Da almeno 10 anni Smau non ha più ragione di esistere, se poi le competenze messe in campo sono queste…

Ecco cosa ho scritto: attendo fiducioso (?) una risposta:

From: "Antonio Volpon"
To: nadia.mazzola@smau.it
Subject: Cancellazione mailing SMAU

Buongiorno.

Da qualche settimana ricevo ogni giorno diverse email non desiderate
da Smau, in particolare dall'indirizzo noreply@smau.it  verso i miei
indirizzi

antonio@volpon.com
scoazze@volpon.com

Poiché nel corpo del messaggio non è presente alcun link per
rimuovermi dalla lista di invio, mi sono recato nella homepage del
sito Smau.

Ho quindi provato a autenticarmi per capire se avrei potuto procedere
da lì alla rimozione, ma non sembra possibile.

L'indirizzo scoazze@volpon.com non viene inoltre riconosciuto come utente
valido, quindi non posso procedere.

Ho quindi telefonato al numero presente in fondo alla email e dopo
qualche passaggio di telefonate mi è stato comunicato il suo indirizzo
di posta.

Vorrei cortesemente sapere se potete procedere al più presto alla
cancellazione dei sopracitati indirizzi di posta dal vostro mailing.

In attesa di un riscontro saluto cordialmente,
Antonio Volpon